Je kan in Apicbase pakketten en prijzen in bulk toevoegen en bewerken. Dit werkt zeer efficiënt met ons Excel-importbestand. In dit artikel leer je hoe je dit bestand correct kan invullen.
Als je bij het downloaden en uploaden van het pakket- en prijsimportbestand wilt lezen, lees dan dit artikel. Als je nieuw bent in het beheren van ingrediënten in Apicbase, kun je hier beginnen met het lezen van onze gids voor ingrediëntenbeheer.
Elke rij in het Excel-bestand is verdeeld in 4 secties: "Intern", "Algemene informatie", "Pakket info" en "Leveranciers info":
Internal (intern)
- Apicbase ID: Dit is een uniek ID dat Apicbase genereert wanneer een nieuw ingrediënt wordt aangemaakt. Als je een ingevuld sjabloon gebruikt, zal het Apicbase ID hier staan. Als je nieuwe ingrediënten en pakketten aanmaakt, laat je dit gewoon leeg. Het ID wordt automatisch aangemaakt wanneer je het bestand uploadt. Meer informatie over de Apicbase ID vind je in dit artikel.
General Information (Algemene informatie)
- Naam (verplicht): De naam van het ingrediënt.
-
- Als er een Apicbase ID wordt gegeven en je verandert de naam in de template, dan wordt de nieuwe naam van het ingrediënt gebruikt in Apicbase.
- Als er geen Apicbase ID is gegeven, probeert de importeur een ingrediënt te vinden met de gegeven naam en deze te updaten.
- Als er geen Apicbase ID is gegeven en er is geen match op de naam, dan wordt er een nieuw ingrediënt aangemaakt met de opgegeven naam.
Met behulp van de "Apicbase ID" en de "Name" (naam) bepaalt de importer welk ingrediënt wordt aangemaakt/gewijzigd. Om hetzelfde te doen voor de pakketten moet je in ieder geval de kolommen "Quantity" en "Unit" invullen.
Packaging info (Pakket info)
- Quantity (hoeveelheid) (verplicht): De hoeveelheid van de verpakking. Bijvoorbeeld, voor een flesje van 33 cl wordt de hoeveelheid 33 ingevuld. We ondersteunen ook een verkorte notatie voor gecombineerde pakketten (bijv. 6 x 33 cl). Een voorbeeld hiervan vind je aan het eind van dit artikel.
- Unit (eenheid) (verplicht): De eenheid van het pakket. Het moet een van de eenheden zijn die door onze software worden ondersteund (g, mg, kg, ml, cl, l, en stuk).
- Gtin (optioneel): Global Trade Item Number, een globale identifier zoals EAN of UPC. Over het algemeen is dit de barcode en moet het een uniek nummer per pakket zijn.
- Package type (pakkettype) (optioneel): Het type van het pakket (bijv. Can, Bottle, Box, etc.);
- Stockable (inventariseerbaar) (optioneel):
- 1: Het pakket kan in voorraad gezet worden.
- 0: Het pakket is kan niet in voorraad gezet worden. (Als het leeg is, wordt het als voorraad leverbaar ingesteld).
- Piece (stuk) (optioneel): Vul met als dit het pakket is dat je als "stuk" wilt definiëren als je het gebruikt in een recept. Voor meer informatie over het gebruik van de "stuk" instelling, lees dit artikel.
- Gewogen (optioneel): Als u in deze kolom een 1 invult kunt u een ingrediënt instellen als een gewogen artikel. Als u dit doet moet de hoeveelheid worden ingesteld op 1 en de eenheid op KG of L, u moet ook de prijs instellen op 'Prijs per eenheid' in de leveranciersinfo. In dit artikel, vindt u meer info.
Nu hebben we het ingrediënt geïdentificeerd en er een pakketje voor toegevoegd. Voor de pakketten die je kunt bestellen, moet je de leverancier en de prijsgegevens invoeren.
Supplier info (Leverancier info)
- Supplier (Leverancier) (verplicht om leverancierspakket aan te maken/bij te werken): Naam van de leverancier. (Zorg ervoor dat je de exacte naam van de leverancier gebruikt zoals die is ingevoerd in Apicbase. Lees dit artikel om te leren hoe je de naam van de leverancier in Apicbase kunt controleren).
Als de leverancier nog niet bestaat in jouw Apicbase bibliotheek zal deze automatisch toegevoegd worden bij het importeren van het bestand. - Supplier article # (Leverancier #) (optioneel): Het artikelnummer van de leverancier. Dit is het unieke nummer dat de leverancier gebruikt om dit artikel te identificeren. Hoewel het optioneel is, raden we ten zeerste aan om deze waarde in te vullen, vooral wanneer je onze bestelmodule gebruikt, aangezien het artikelnummer van de leverancier de enige manier is waarop de leverancier het artikel kan identificeren.
- Product Name (Productnaam): Dit is de naam van het pakket dat de specifieke leverancier aan dit ingrediëntpakket geeft.
- Price (Prijs) (optioneel): Prijs van het artikel; Dit kan de prijs voor het pakket zijn (bijv. €5 voor een pakje suiker van 5kg) of de prijs per eenheid (bijv. €20/kg zalm).
- Price per pack (Prijs per pakket) (optioneel):
- 1: als de prijs in de eerste kolom de prijs per pakje is.
- 0: als de prijs in de eerste kolom de prijs per eenheid is.
- Price unit (Prijs per eenheid) (optioneel):
- Laat leeg als de opgegeven prijs voor het hele pakket is (1 in de vorige cel).
- Anders: vul met de corresponderende eenheid. Bijvoorbeeld "kg" als de prijs per kilogram is.
- Orderable (Bestelbaar) (optioneel):
- 1: Het pakket is te bestellen via Apicbase
- 0: Als dit pakket niet te bestellen is via Apicbase.
Je koopt bijvoorbeeld 6 pakken spaghetti en elk pak bevat 200g. In dit geval heb je twee pakketten, het basispakket van 200g en dan een pakket van 6 x 200g. Het 200g pakket zou dan "te bestellen" zijn op 0 en het 6 x 200g pakket op 1. Want het enige pakket dat je kunt bestellen is het 6 x 200g pakket.
Voorbeelden
In het bovenstaande blad hebben we een aantal veel voorkomende voorbeelden.
- In rij 4 tot en met 7 verwijzen we naar hetzelfde ingrediënt met verschillende verpakkingen. Merk op dat de rubriek "Supplier info" leeg is, wat betekent dat deze pakketten niet gekoppeld zijn aan een leverancier en dus niet kunnen worden besteld. Merk op dat er in rij 4 tot en met 6 pakketten staan die hetzelfde basispakket delen. We noemen het basispakket het laagste bestelpakket, in het geval dat het blik van 33cl. Ingrediënt B een ander basispakket: het 25 cl blikje in rij 7.
- Ingrediënt B heeft het 33cl pakket op de tweede rij gedefinieerd als 'stuk', dus elke keer dat een stuk van dat ingrediënt wordt gebruikt, zal het recept 33cl bevatten;
- In rij 8 heeft het pakket geen leverancier, dus het 'Supplier Info' deel van het blad is leeg. Dit pakket is niet te bestellen. In rij 9 en 10 heeft hetzelfde ingrediënt een pakket dat gekoppeld is aan twee verschillende leveranciers.
- Merk ook op dat in rij 10 de prijs wordt gegeven in KG, terwijl in rij 9 de prijs wordt gegeven voor het hele pakket.
Belangrijke opmerkingen
Er zijn een paar belangrijke zaken die je moet weten voordat je aan de slag gaat met onze Excel-import:
- Als de ingevoerde leverancier niet bestaat in je bibliotheek, wordt hij aangemaakt met de ingevoerde naam. Zorg ervoor dat je consistente namen gebruikt voor je leveranciers. Als je een andere naam gebruikt of de naam verkeerd spelt, wordt er een nieuwe leverancier aangemaakt. Dit veld is hoofdlettergevoelig, dus de leverancier "Bidfood" komt niet overeen met de leverancier "BidFood". Zorg ervoor dat je de rest van de leveranciersinformatie invult nadat je het sjabloon hebt geüpload. Lees dit artikel als je wilt weten hoe.
- Er is ook een verkoret notatie om pakketten te maken. In het bovenstaande voorbeeld, als je de 10 x 1 kg of de 6 x 33 cl aan het maken bent, maar je wilt niet echt informatie toevoegen zoals gtin, pakkettype, etc. of het koppelen aan een leverancier, dan kun je gewoon de regels met de 10 x 1 kg en 6 x 33 cl toevoegen. Dat maakt dan automatisch de pakketten voor 1 kg en 33 cl.
- Het wijzigen van de naam van een ingrediënt dat meerdere malen in het blad wordt getoond, kan worden gedaan door de laatste rij van dit ingrediënt te wijzigen. Hetzelfde werkt voor de pakketten. In het bovenstaande voorbeeld wordt het pakket 10 x 1 kg van Ingrediënt C twee keer getoond, omdat het gekoppeld is aan twee leveranciers. Als je bijvoorbeeld de gtin wilt veranderen, kun je natuurlijk in elke rij veranderen, maar de enige die daadwerkelijk verschil zal maken is in de laatste rij die het laat zien.