Met Apicbase kan je de food cost en winstmarges van je recepten diepgaand analyseren . In dit artikel leer je er alles over.
De food cost tools in Apicbase zijn zeer krachtig. Je kan niet alleen de kosten van je ingrediënten berekenen, maar ook de kosten van waste, personeels- en productiekosten. Tot slot krijg je een volledige overzicht van je prime cost. Dit artikel legt uit hoe je dit kan gebruiken op receptniveau, maar de functie is ook beschikbaar op menuniveau.
Nog geen recepten of menu's? Lees dan dit artikel over recepten aanmaken en dit artikel over menu's aanmaken.
Hoe begin je eraan?
- Ga naar het recept dat je wilt analyseren.
- Klik op het tabblad "Financieel" in het detailmodus. ("Product">"Recepten")
- je wordt nu doorgestuurd naar een nieuw tabblad met financiële informatie over dat recept.
- De kosten die hier worden weergegeven, zijn altijd voor 1 portie, zelfs als het recept voor meerdere porties is berekend.
- Uiteraard moet je een paar velden hebben ingevuld om de voedselkosten te laten werken. Deze items zijn:
- Kostprijs van een ingrediënt
- Gewicht/volume van een ingrediënt
- Als je de winstmarges wilt berekenen, moet je volgende gegevens ook aanvullen:
- Voeg een verkoopprijs toe aan het recept. Om dat te doen, ga je naar de bewerkingsmodus van je recept en vul je de verkoopprijs in het financiële tabblad in. Om het je gemakkelijk te maken, is dit de prijs inclusief BTW (dus wat je daadwerkelijk aan je klant vraagt). De software trekt de BTW er later af.
- Voeg een winstmarge toe die je wilt bereiken, hetzij in de instellingen (bibliotheek breed), hetzij in het recept zelf, in het financiële paneel.
De verschillende elementen van het financiële tabblad uitgelegd
- Vanzelfsprekend moet je een paar velden ingevuld hebben om de berekening van de voedselkosten te laten werken. Deze gegevens zijn:
- Kosten van de in het recept gebruikte ingrediënten
- Gewicht/volume van de in het recept gebruikte ingrediënten
- Als je de winstmarges wilt berekenen, moet je ook:
- Ga naar de bewerkingsmodus van je recept
- Klik op de financiële tab
- Voeg een verkoopprijs aan het recept toe. Om het je gemakkelijk te maken is dit de prijs inclusief BTW (dus wat je eigenlijk aan je klant vraagt). De software trekt de BTW er later van af.
- Door op "Filiaalprijs toevoegen" te klikken kun je verschillende prijzen voor verschillende verkooppunten toevoegen.
- Vul de BTW voor dit recept in.
- Voeg een streefwinstmarge toe die je wilt halen.
Je kunt de BTW en de beoogde winstmarge voor elk recept in je bibliotheek instellen in de bibliotheek instellingen. Als je een ander winstdoel voor een recept invult, wordt de bibliotheekbrede overschreven.
Als je je POS gesynchroniseerd hebt, kun je instellen dat de prijzen van de recepten die gekoppeld zijn aan PLU's uit je POS automatisch worden bijgewerkt.
1. Kosten voor één portie:
De kosten voor één portie geven je een overzicht van de food cost, personeelskost en combineren beide in de prime cost van het recept.
- "Food cost" = kosten van het ingrediënt + afvalpercentage
- De kosten van de ingrediënten worden berekend op basis van de prijzen die aan de ingrediënten in het recept zijn verbonden. Klik hier om een overzicht te krijgen van de ingrediëntgegevens die nodig zijn voor de voedselkosten.
- Het afvalpercentage kan worden bepaald in het veld voor de berekening van de voedselkosten zelf of worden ingesteld als een standaard afvalpercentage in de bibliotheekinstellingen. Om meer te weten te komen over de interactie tussen afval en food cost, klik hier.
- De personeelskosten zijn de vermenigvuldiging van de arbeidstijd en de kosten per uur. Je kan in onze software tot drie verschillende uurlonen instellen, die worden weergegeven in "voorbereidingstijd", "kooktijd" en "bereidingstijd". De arbeidstijd wordt in het recept vastgelegd. De kosten per uur kunnen worden bepaald in de bibliotheekinstellingen.
Tip: Je kan als bedrijf zelf bepalen of je deze functie al dan niet wilt gebruiken. Als je arbeidstijd niet wilt meenemen in je winstberekening kan je deze leeg laten, of toevoegen aan de passieve bereidingstijd. Deze wordt niet meegenomen in de kostenbereking.
- Standaard wordt de prime cost berekend met de goedkoopste prijs in de leveranciersverpakkingen van de ingrediënten. Je kunt de prime cost echter berekenen op basis van de laatst bestelde pakketprijs.
- Kies het filiaal waarvoor je de prime cost wilt berekenen.
- Klik op "Laatst bestelde pakket" in plaats van "Goedkoopste pakket".
Je ziet dat er een verschil is tussen de prime cost op basis van het laatst bestelde leverancierspakket in mijn Timothy's Bistro outlet vergeleken met die in de Beer & Bites outlet.
De tabel "Ingrediëntenoverzicht" geeft je een overzicht van
- De naam van het ingrediënt
- Benodigde hoeveelheid
- Prijsinformatie
- De kosten van het ingrediënt voor 1 portie
- De kosten van het ingrediënt voor het totale recept
- Afvalkosten voor 1 portie
- Afvalkosten voor het totale recept
- Kosten % van de totale kosten
Om te zien welk ingrediënt het duurst is, of het meest gebruikt wordt, klik je op de pijlen in de tabelkop om ze naar wens te rangschikken.
2. Winst op basis van de verkoopprijs
De sectie "Brutomarge gebaseerd op de verkoopprijs" geeft je een overzicht van de werkelijke winstmarge die je zal halen, op basis van de verkoopprijs. Als je een doel winstmarge voor het recept of je bibliotheek hebt gedefinieerd, zal je ook zien of gedefinieerde marge al dan niet hebt bereikt, en wat het verschil tussen de doel- en de effectieve marge is.
Ter herinnering
- Je verkoopprijs staat in het recept zelf. Je kan deze hier bewerken.
- Het BTW-percentage kan als standaard BTW-percentage worden ingesteld in de bibliotheekinstellingen of worden ingevuld in het recept zelf.
- De winst is het verschil tussen je verkoopprijs en je kostprijs.
- De werkelijke winstmarge wordt berekend door de winst te delen door de werkelijke verkoopprijs (excl. BTW).
3. Kosten en winst op basis van de doelmarge:
Je kan hier inzicht krijgen in twee verschillende items:
- Bereken de ideale prime cost gebaseerd op de verkoopprijs: Hoeveel mogen je ingrediënten en personeel kosten als je met de werkelijke verkooprijs je winstmarge wilt halen.
- Bereken de doelverkoopprijs (en marge) gebaseerd op de werkelijke prime cost: Hoeveel mag de prijs van het product zijn als je met de werklijke kosten je winstmarge wilt halen.
Selecteer in de dropdown degene die je wilt zien.
Als je een recept hebt waarvan je de verkoopprijs niet kunt verhogen, kan je "Bereken de ideale kostprijs gebaseerd op de verkoopprijs" selecteren en zal de grafiek je laten zien welke prime cost je moet halen om de vereiste winstmarge te bereiken.
Als je precies wilt weten tegen welke prijs je het product moet verkopen om de marge te bereiken op basis van de primaire kosten van dat recept, selecteer je de "Bereken de doelverkoopprijs (en marge) gebaseerd op de werkelijke prime cost", die laat zien welke prijs je voor het recept zou moeten vragen.
Voedselkosten op menuniveau
Het financiële tabblad met de berekening van de food cost is ook beschikbaar op menuniveau. Om meer te lezen over het maken van menu's kan je hier terecht.