Een voorraadperiode openen en sluiten

1. Een periode openen

Een periode start altijd vanaf een telling die je al afgerond hebt. Die telling moet:

• een volledige telling zijn, geen gedeeltelijke telling
• een telling op hoofdniveau zijn, geen subtelling die in een andere telling opgaat
• afgerond zijn
• van de laatste 180 dagen zijn
• nog niet de begintelling van een andere periode zijn, en niet binnen een gesloten periode vallen

Een periode openen:

1. Ga naar Voorraad, dan Voorraadperiodes, en kies het filiaal.
2. Kies Eerste periode starten als het filiaal nog geen periodes heeft, of Periode toevoegen.
3. Kies bij Begintelling (vereist) de afgeronde telling.
4. Typ eventueel een Periodenaam. Zonder naam wordt die gemaakt op basis van de begintelling.
5. Kies Bevestig.

De verwachte sluitdatum komt uit het schema in je bibliotheekinstellingen. Er sluit niets wanneer die datum aanbreekt, en Apicbase stuurt geen herinnering. Een periode die voorbij haar verwachte sluitdatum is, krijgt de badge Overtijd.

Een filiaal kan meerdere periodes tegelijk open hebben. Zo lopen een maandelijkse boekhoudperiode en een wekelijkse cyclus naast elkaar. Elke open periode heeft een eigen kaart onder Open periodes. Gesloten periodes staan onder Gesloten periodes.

Voor een tijdvak in het verleden open je het menu naast Periode toevoegen, kies je Historische periode toevoegen, kies je beide tellingen en selecteer je Historische periode aanmaken. De periode wordt direct gesloten aangemaakt.

2. De periode volgen terwijl ze loopt

De kaart van een open periode wordt herberekend telkens je de pagina opent. Hij toont een strook Voorraadafstemming, gevolgd door één kaart per soort beweging: Beginvoorraad, Goederen Ontvangen, Leeggoed (wanneer leveringen leeggoed bevatten), Inkomende bestellingen (alleen centrale keukens), Geproduceerd, Transfer, Verkoop, Verzonden naar externe klanten, Afval, Steekproeftellingen en Eindvoorraad.

De strook leest van links naar rechts: Opening plus Voorraadbewegingen geeft Theoretisch, dat je vergelijkt met Sluiting om de Totale afwijking te krijgen.

• Theoretisch is je begintelling plus alles wat sindsdien bewogen is. Het is wat je op voorraad zou moeten hebben als elke beweging is geregistreerd.
• Totale afwijking is Sluiting min Theoretisch. Een negatieve afwijking betekent dat je minder geteld hebt dan verwacht.
• Positieve Variantie en Negatieve Variantie verschijnen eronder zodra er een eindtelling is gekoppeld. Ze tellen artikel per artikel op wat je tellingen meer en minder vonden dan verwacht. Steekproeftellingen binnen de periode tellen mee.

Zolang er geen eindtelling is gekoppeld, blijven de afwijkingsregels leeg, want er is niets om Theoretisch mee te vergelijken.

Dekten beide tellingen dezelfde artikelen, dan is Positieve Variantie min Negatieve Variantie gelijk aan de Totale afwijking. Was dat niet zo, dan verschijnt een regel Niet afgestemd met daaronder de oorzaken: N artikelen alleen in de begintelling, N artikelen alleen in de eindtelling en N artikelen in geen van beide tellingen. De gewone oorzaak is een eindtelling die niet dezelfde schappen dekte als de begintelling.

Staat Theoretisch onder nul, dan is er meer voorraad afgeboekt dan je begintelling bevatte. De Totale afwijking wordt dan als niet betrouwbaar aangemerkt.

Goederen Ontvangen toont de voorraad die je leveringen toevoegden. Factureerde de leverancier een ander bedrag, dan volgt dat bedrag tussen haakjes, bijvoorbeeld (€120,00 gefactureerd). Een levering die ontvangen is zonder de voorraad bij te werken, voegt niets toe en krijgt een verbodsteken.

Leeggoed gaat over kratten, vaten, flessen en ander leeggoed met statiegeld. Het komt binnen met een levering (In) en gaat met een levering terug naar de leverancier (Uit). Het hoofdbedrag is de netto voorraadwaarde die het leeggoed verplaatste, met In en Uit eronder: bijvoorbeeld €12,00 met In €21,00 · Uit €-9,00. De teller ernaast telt bestellingen, geen leveringen. Leeggoed dat als voorraadartikel is ingesteld, verschijnt ook als regel Leeggoed onder Voorraadbewegingen en telt mee in Theoretisch. Voor ander leeggoed toont de kaart alleen het statiegeld.

De kaart heeft één rij per bestelling, met de nieuwste levering bovenaan, en de kolommen Bestelling, Leverancier, Ontvangen, Ontvangen door, Statiegeld en Waarde:

• Statiegeld is het statiegeld dat de leverancier aanrekende, min wat hij crediteerde voor teruggegeven leeggoed.
• Waarde is de voorraadwaarde die het leeggoed verplaatste. Binnenkomend leeggoed komt in voorraad tegen het statiegeld. Teruggaand leeggoed verlaat de voorraad tegen de gemiddelde kostprijs, dus de twee kolommen kunnen verschillen. Een krat die teruggaat voor €5,00 statiegeld en gemiddeld €4,50 kostte, telt €5,00 bij Statiegeld en €4,50 bij Waarde.

Had een bestelling meerdere leveringen met leeggoed, dan toont ze een chip zoals 2 leveringen. Beweeg erover om per levering de datum, het statiegeld en de ontvanger te zien. Wil je een levering corrigeren, kies dan Bewerken in het menu Acties van de rij.

Heeft de periode verkopen, dan volgt onder de strook een tabel CoGS, met je Opbrengst (exclusief btw) erboven:

• Theoretisch is wat de verkochte artikelen aan voedsel kostten: de voorraad die elke verkoop verbruikte of, als een verkoop geen voorraad verbruikte, de voedselkosten van het recept. Arbeidskosten op je recepten tellen niet mee.
• Werkelijke is theoretisch plus afval min de Totale afwijking. Voorraad die bij de eindtelling ontbreekt komt erbij, gevonden voorraad gaat eraf. Deze kolom verschijnt zodra de periode een eindtelling heeft.
• Verschil is werkelijk min theoretisch. De rijen tonen dat als CoGS, CoGS % van de opbrengst, Winst en Marge.

De werkelijke CoGS kan lager zijn dan de theoretische. Dat gebeurt wanneer je eindtelling meer voorraad vond dan je bewegingen voorspelden, zodat de Totale afwijking positief is. Is de gevonden voorraad meer waard dan de verkopen en het afval van de periode, dan komt de werkelijke CoGS zelfs onder nul. Kijk eerst naar de regels Niet afgestemd: artikelen die alleen de eindtelling bereikte zijn de gewone oorzaak.

3. De periode sluiten

Sluiten vraagt een tweede volledige telling. Die moet aan dezelfde eisen voldoen als de begintelling. Het moet ook een andere telling zijn, met een datum na de begintelling, en de periode mag niet in een gesloten periode doorlopen.

1. Rond de volledige telling af waarmee je wilt sluiten.
2. Kies in de stap Sluiting van de strook Eindtelling toewijzen en kies die telling.
3. Kies Voorraadperiode sluiten. De knop verschijnt zodra er een eindtelling is toegewezen.
4. Lees Samenvatting periodesluiting. Daar staan controles op niet getelde artikelen, negatieve voorraad, open gebeurtenissen en bestellingen die nog niet ontvangen zijn, en daarna Begintelling, Eindtelling en Afwijking.
5. Kies Periode sluiten.

Open gebeurtenissen en openstaande bestellingen staan er om te controleren. Ze houden je nooit tegen om te sluiten. De samenvatting toont de positieve en negatieve variantie, maar niet de regel Niet afgestemd. Bekijk die regel op de periodepagina, waar hij verschijnt zodra er een eindtelling is toegewezen.

Je kunt de eindtelling wisselen of verwijderen met Een andere telling toewijzen of Eindtelling verwijderen, zolang de periode open is.

Je kunt de eindtelling ook toewijzen wanneer je een volledige telling afsluit op het telscherm. Toewijzen als eindtelling van een voorraadperiode staat dan al ingesteld op de nieuwste open periode die nog geen eindtelling heeft. Kies Niet toewijzen als de telling geen periode moet afsluiten. De periode zelf blijft open tot je ze hier sluit.

Heeft het filiaal nog geen latere periode en sluit je geen heropende periode opnieuw, dan biedt de samenvatting ook Sluiten & volgende periode openen. Die sluit de periode en opent het dialoogvenster voor een nieuwe periode, met je eindtelling vooraf gekozen als begintelling. Je bevestigt de nieuwe periode daar nog zelf. Met alleen Periode sluiten heeft het filiaal geen open periode meer tot je Periode toevoegen gebruikt.

Is de datum van de eindtelling niet de geplande sluitdatum, dan waarschuwt de samenvatting dat de periode eindigt op de datum van de eindtelling: Deze periode eindigt op de datum van de werkelijke eindtelling, niet op de geplande sluitingsdatum. Gebeurtenissen en bestellingen buiten deze reeks maken geen deel uit van de periode.

Zodra de periode gesloten is, ligt haar tijdvak vast. Je kunt geen telling, afval, transfer, bereiding of handmatige verkoop opslaan met een datum in of vóór een gesloten periode, en de datumkiezers kleuren die dagen grijs. Conceptbestellingen zijn de uitzondering: een winkelwagen kun je altijd aanpassen, annuleren of leegmaken.

Een gesloten periode houdt de cijfers die berekend werden toen ze gesloten werd. Wil je ze herberekenen, heropen de periode en sluit ze opnieuw.

4. Heropenen, opnieuw sluiten of verwijderen

Heropen een gesloten periode wanneer je ze moet corrigeren, en sluit ze daarna opnieuw. Kies Heropenen bij de periode onder Gesloten periodes.

Twee regels beperken het heropenen. Je kunt alleen de meest recent gesloten periode van een filiaal heropenen, dus werk achteruit om een oudere te bereiken. Oudere gesloten periodes tonen Heropenen grijs: Heropen eerst de meest recent gesloten periode. Periodes worden van nieuw naar oud heropend. En een periode kan alleen heropend worden als ze in de laatste 180 dagen eindigde.

Een heropende periode toont geen waarschuwing voor te laat, ook niet als ze voorbij haar verwachte sluitdatum is.

Om een periode te verwijderen kies je Verwijderen op haar kaart. Een gesloten periode kan niet verwijderd worden, en een periode met een latere gesloten periode ook niet: Een gesloten periode moet worden heropend voordat deze kan worden verwijderd.

5. Als een melding je tegenhoudt

• Alleen volledige tellingen kunnen een periode openen. of Alleen tellingen op hoofdniveau kunnen een periode openen. Gebruik de volledige telling op hoofdniveau, geen gedeeltelijke telling of subtelling.
• Begintelling moet van de laatste 180 dagen zijn. Oudere tellingen kunnen geen periode starten.
• Een latere gesloten voorraadperiode moet eerst worden heropend. Heropenen werkt achteruit vanaf de nieuwste.
• De eindtelling wordt nog bewerkt. Rond deze af voordat je de periode sluit. De telling die je toewees is heropend voor een hertelling. Sluit die eerst.
• De geselecteerde datum valt in of vóór een gesloten voorraadperiode. Heropen de periode om deze te bewerken, of gebruik een datum na de laatste sluiting. Je probeerde een telling, afval, transfer, bereiding of handmatige verkoop op te slaan met een datum in of vóór een gesloten periode.
• De leverdatum valt in een gesloten voorraadperiode. Heropen eerst de periode of kies een andere datum. Dit verschijnt wanneer je een levering ontvangt of de datum ervan wijzigt.
• De verzenddatum valt in een gesloten voorraadperiode op dit filiaal. Heropen eerst de periode of kies een andere datum. Dit verschijnt wanneer je een inkomende bestelling verzendt vanuit een centrale keuken. Een bestelling die al verzonden is wijzigen geeft Deze wijziging valt in een gesloten voorraadperiode. Heropen eerst de periode of kies een andere datum.
• Deze periode wordt momenteel door een ander proces gewijzigd. Probeer het opnieuw. Iemand anders werkt aan dezelfde periode.

Wat voorraadperiodes niet doen

• Het sluiten van een periode opent niet vanzelf de volgende. Sluiten & volgende periode openen opent het dialoogvenster en jij bevestigt.
• Waarschuwingen houden een sluiting nooit tegen, ook Niet afgestemd niet.
• Er is geen export en geen vergelijking tussen periodes.
• Een regel Niet afgestemd vermeldt hoeveel artikelen en welke waarde. Hij toont de artikelen niet.

Zie ook

• Voorraadperiodes instellen
• Voorraadperiodes van al je filialen volgen