Pakketten en prijzen importeren

De eenvoudigste en snelste manier om de pakketten en prijzen van uw ingrediënt voor bestellingen, voorraad- en verkoopanalyses in te stellen, is met behulp van het Excel-sjabloon "Ingredient's Packages". Dit artikel legt uit hoe.

Er zijn twee Excel-import templates die ingrediënten gegevens beheren: "Ingredient" Excel import en de "Ingredient's Packages" Excel import. De Excel-import "Ingrediënt" dient voor het aanmaken van de ingrediënten en gaat over de algemene informatie, namelijk allergenen, voedingsstoffen, enz. Het toevoegen van pakketten en prijsgegevens aan deze ingrediënten gebeurt middels de template "Ingredient's Packages". Deze laatste wordt in dit artikel onder de loep genomen. 

 

Ga naar de ingrediënten pagina via: Ingredients > Import > Ingredient's packages

1

Op deze pagina kunt u een leeg sjabloon downloaden (aanbevolen als u nieuwe pakketten gaat aanmaken) of een sjabloon met al uw actieve pakketten die reeds bestaan in de bibliotheek ingevuld (aanbevolen als u bestaande ingrediënten wilt gaan aanpassen).

2

Nu u het sjabloon hebt gedownload, kunt u beginnen. Elke rij in het Excel-bestand is verdeeld in 3 secties: ingrediënten, pakketten en leverancier / prijzen:

Ingredient

  • Apicbase ID: Dit is een unieke ID die Apicbase genereert wanneer een nieuw ingrediënt wordt gemaakt. Als u een ingevulde sjabloon gebruikt, is de Apicbase-ID reeds ingevuld. Als u nieuwe ingrediënten en pakketten maakt, laat u dit veld leeg. De ID wordt automatisch gegenereerd wanneer u het bestand inlaadt in de software.

General information

  • Name (verplicht): De naam van het ingrediënt.
    • Wanneer er een ID ingevuld staat, en u de naam van het ingredient aanpast, zal deze na inladen ook in de software aangepast worden.
    • Wanneer er geen ID ingevuld staat, en u een naam probeert te importeren, zal de software een gelijknamig ingrediënt zoeken, en deze bijwerken. 
    • Als er zowel geen ID als naam ingevuld staan, wordt een nieuw ingrediënt aangemaakt. 

Met behulp van de twee bovenstaande velden heeft de software kunnen vaststellen welk ingrediënt wordt aangemaakt / gewijzigd. Om hetzelfde toe te passen voor de pakketten, moeten minstens de kolommen 'aantal' en 'eenheid' ingevuld worden.

Packaging info

  • Quantity (noodzakelijk): De hoeveelheid van het pakket. Voor een fles van 33 cl wordt bijvoorbeeld de hoeveelheid 33 ingevuld. We ondersteunen ook een steno-notatie voor gecombineerde pakketten (bijvoorbeeld 6 x 33 cl). U vindt een voorbeeld hiervan aan het einde van dit artikel.
  • Unit (noodzakelijk): De eenheid van het pakket. Dit moet een van de eenheden zijn die door onze software worden ondersteund (g, mg, kg, ml, cl, l en piece).
  • Gtin (optioneel): Global Trade Item Number, een wereldwijde identificatie zoals EAN of UPC. Over het algemeen is dit de barcode en moet dit een uniek nummer per pakket zijn.
  • Package type (optioneel): Het type verpakking (Can, Bottle, Box, etc.);
  • Stockable (optioneel):
    • 1: Het pakket is inventariseerbaar.
    • 0: Het pakket is niet inventariseerbaar (wanneer dit veld leeg is, gaan wij ervan uit dat het wel inventariseerbaar is).
  • Piece (optioneel): Geef '1' in wanneer dit pakket het pakket is dat u als "piece" zou benoemen als het in een recept wordt gebruikt. Lees dit artikel voor meer informatie over het gebruik van de "piece" -instelling.

Nu hebben we het ingrediënt geïdentificeerd en er een pakket voor aangemaakt. Voor de pakketten die bestelbaar zijn, moet u de leverancier en prijsgegevens ook invoeren.

Supplier info

  • Supplier (noodzakelijk): Naam van de leverancier. Als de leverancier nog niet in uw bibliotheek bestaat, wordt deze automatisch aangemaakt met de ingevoerde naam. Zorg ervoor dat u consistente namen voor uw leveranciers gebruikt. Als u een andere naam gebruikt of de naam verkeerd spelt, wordt een nieuwe leverancier aangemaakt. Dit veld is niet hoofdlettergevoelig, dus de leverancier "Bidfood" komt bijvoorbeeld overeen met de leverancier "BidFood". Zorg ervoor dat u de rest van de leveranciersinformatie invult nadat u het sjabloon hebt geüpload. Lees dit artikel voor een uitgebreide uitleg aangaande. 
  • Supplier # (optioneel): Het artikelnummer bij de leverancier. Dit is het unieke nummer dat de leverancier gebruikt om dit artikel te identificeren. Hoewel het optioneel is, raden we ten zeerste aan deze waarde in te vullen, vooral wanneer u onze bestelmodule gebruikt. Dit, omdat het artikelnummer van de leverancier soms de enige manier is waarop de leverancier het artikel kan identificeren.
  • Price (optioneel): Prijs van het artikel. Dit kan een prijs per pakket zijn (bijvoorbeeld € 5 voor een pak suiker van 5 kg) of een prijs per eenheid (bijvoorbeeld € 20 / kg zalm).
  • Price per pack (optioneel):
    • 1: als de prijs in de vorige kolom de prijs per verpakking is.
    • 0: als de prijs in de vorige kolom de prijs per eenheid is.
  • Price unit (optioneel):
    • Laat leeg als de opgegeven prijs voor het hele pakket is (1 in de vorige cel).
    • Indien '0' in vorige cel: vul met de bijbehorende eenheid. bijv. "kg" als de prijs per kilogram is.
  • Orderable (optioneel):
    • 1: Het pakket is bestelbaar via de software.
    • 0: Het pakket is NIET bestelbaar via de software.
      bijv. Je koopt 6 pakjes spaghetti en elk pakje bevat 200 gram. In dit geval heeft u twee pakketten, het basispakket van 200 g en vervolgens een pakket van 6 x 200 g. Het 200g-pakket stelt u in op "0" en is zodoende niet bestelbaar. Het 6 x 200g pakket stelt u in op "1", en is zodoende wel bestelbaar. Omdat het enige pakket dat u kunt bestellen, het 6 x 200g-pakket is.

Voorbeelden

3

In het bovenstaande sjabloon hebben we een paar veel voorkomende voorbeelden voor u ingevuld. Beeld u in dat we deze gaan aanmaken. (Negeer de ingevulde APIC ID, deze is normaal gezien leeg)

  • In de eerste rij maken we een ingrediënt zonder verpakking.
  • De tweede, derde, vierde en vijfde rij verwijzen naar hetzelfde ingrediënt met verschillende verpakkingen. Merk op dat de sectie 'supplier info' leeg is, wat betekent dat deze pakketten aan geen enkele leverancier zijn gekoppeld en zodoende niet bestelbaar zijn. Merk ook op dat er in de derde en vierde rij spaties vóór de naam van het ingrediënt staan voor een boomstructuur voor pakketten die hetzelfde basispakket hebben (we noemen basispakket het laagste bestelpakket). In het bovenstaande voorbeeld heeft ingrediënt B twee basispakketten : 25 cl en 33 cl. Het heeft ook een 6 x 33 cl-pakket en een 24 x 6 x 33 cl-pakket). Die spaties worden automatisch gegenereerd door onze export en worden niet weergeven in Apicbase.
  • Ingrediënt B heeft het 33cl-pakket op de tweede rij gedefinieerd als 'piece', dus elke keer dat een stuk van dat ingrediënt wordt ingevuld in een recept, bevat het recept 33cl van dit ingrediënt;
  • In de rijen zeven en acht heeft hetzelfde ingrediënt een pakket gekoppeld aan leveranciers. Het basispakket op de zesde rij heeft geen leverancier, dus het gedeelte 'supplier info' van het blad is leeg;
  • Merk ook op dat in de zevende rij de prijs wordt gegeven per KG, terwijl deze in de achtste rij wordt gegeven voor het hele pakket.

Belangrijke opmerkingen

Er zijn een paar belangrijke dingen die u moet weten voordat u met onze Excel begint te werken:

  • U kunt de naam van een ingrediënt dat meerdere keren in het blad wordt weergegeven wijzigen door de laatste rij van dit ingrediënt te wijzigen. Hetzelfde geldt voor pakketten. In het bovenstaande voorbeeld wordt de verpakking 10 x 1 kg van ingrediënt C twee keer getoond, omdat deze is gekoppeld aan twee leveranciers. Als u bijvoorbeeld de gtin wilt wijzigen, kan u dit natuurlijk in elke rij veranderen, maar de enige rij die echt verschil zal maken, is in de laatste rij die wordt weergegeven.
  • Er is ook een 'steno-notatie' om pakketten te maken. Als u in het bovenstaande voorbeeld de 10 x 1 kg of de 6 x 33 cl maakt, maar u niet echt informatie zoals gtin, pakkettype, enz. wilt toevoegen, of deze pakketen aan een leverancier wilt koppelen. Kunt u eenvoudig de lijnen toevoegen met de 10 x 1 kg en 6 x 33 cl. Bij een import worden dan automatisch de pakketten voor 1 kg en 33 cl aangemaakt.