Het COGS Dashboard

Analyseer en vergelijk theoretische kosten met werkelijke kosten om verliesbronnen aan te wijzen en de efficiëntie van je voorraadbeheer te optimaliseren.

Het CoGS Dashboard is een essentieel hulpmiddel voor de bedrijfsmanager of beslisser om de financiële aspecten van voorraadbeheer te overzien en te analyseren. Het brengt belangrijke financiële gegevens samen en helpt je om de winstgevendheid van je bedrijf te analyseren. De belangrijkste focus van het dashboard is de vergelijking tussen theoretische en werkelijke kosten van verkochte goederen. Het presenteert de waarde van de inkomende inventaris om te vergelijken met de uitgaande kosten, waardoor de efficiëntie van het voorraadbeheer wordt beoordeeld. Laten we snel onze definitie van deze concepten samenvatten:

• Theoretische CoGS (Cost of Goods Sold): de kosten van de recepten die je verkocht in een ideale situatie. Dat wil zeggen, dit gaat uit van een situatie waarin het personeel de recepthoeveelheden en indicaties robotmatig volgde, er geen afval werd gegenereerd en er geen ongecontroleerde voorraadverliezen waren. In een notendop zijn dit de kosten van de ingrediënten zoals ze in je recepten in Apicbase staan.
• Actuele CoGS: een realistischer beeld van de kosten, waarbij we de theoretische kosten (van standaard recepten) samenvoegen met de kosten gerelateerd aan afvalregistratie en telvariantie (ongecontroleerde voorraad).
  • Telvariantie (Ongecontroleerde voorraad): Het is vermeldenswaard dat de telvariantie staat voor het verschil tussen de theoretische voorraad (wat Apicbase verwachtte op het moment van een telling) en de werkelijke voorraad (wat is geteld en dus de werkelijkheid). Dit verschil staat voor de zogenaamde “ongecontroleerde” voorraad, dat is het deel van de voorraad dat ontbreekt (of overschreden wordt) en waarover we geen controle of informatie hebben over de oorsprong ervan.
• Inkomende inventariswaarde: Eenvoudig gedefinieerd als elke positieve beweging of toevoeging aan de voorraad. In dit dashboard worden ontvangen bestellingen en binnenkomende transfers mee in rekening genomen. 

Door deze indicatoren samen te brengen, stelt het dashboard je in staat om de kloof tussen de theoretische en werkelijke kosten in je voedingsmiddelen en dranken nauwlettend in de gaten te houden en te analyseren. Inzicht in dit verschil is van vitaal belang, omdat het een directe invloed heeft op je winstmarge. Het dashboard helpt je specifiek om te onderzoeken welke producten het meest bijdragen aan eventuele afwijkingen, zodat je inefficiënties op specifieke gebieden kunt identificeren en aanpakken. Door je te richten op het minimaliseren van deze verschillen kun je je kostenbeheer verfijnen en de algehele financiële gezondheid van je bedrijf verbeteren.

Laten we de verschillende onderdelen van het Dashboard eens doornemen om te verduidelijken wat er in elk onderdeel te vinden is.

1. Omzet / Inkomsten 

Het bovenste gedeelte van het dashboard toont het totale inkomen (exclusief belastingen) (inclusief PoS en handmatige verkoop) over de geselecteerde periode, zowel in één cijfer als opgesplitst per maand, zodat je een duidelijk beeld krijgt van de prestaties van je bedrijf voordat de uitgaven worden afgetrokken. Door dit in de gaten te houden, krijg je inzicht in de algehele financiële gezondheid van je bedrijf en leg je de basis voor een diepere kostenanalyse.

Naast dit gedeelte vind je de filters voor Periode en filialen, die de gegevens beïnvloeden die in het hele dashboard worden weergegeven. Zorg ervoor dat je deze filters correct gebruikt voordat je begint met je gegevensanalyse.

2. Theoretische Kosten / Theoretical CoGS

In dit gedeelte vind je geschatte kosten die verband houden met het produceren van de goederen die je hebt verkocht, berekend onder ideale omstandigheden en zonder enige vorm van waste/verlies (behalve 'bereidingswaste', dit maakt ook deel uit van je theoretische voedselkost). Deze schatting helpt je om een richtlijn te bepalen voor wat je kosten idealiter zouden moeten zijn, zodat je kan zien waar onverwachte uitgaven kunnen optreden in vergelijking met de werkelijke kosten.

Deze Theoretische CoGS worden weergegeven als een algemeen cijfer, per maand, per verkooppunt en per afzonderlijk verkoopartikel (PLU) geclusterd per PoS-categorie. Het bevat ook een grafiek met betrekking tot de totale dekking van uw PoS-koppeling (percentage van uw PoS-artikelen dat is gekoppeld aan recepten), als indicatie voor de volledigheid van de berekende CoGS (als bijvoorbeeld slechts 50% van uw PoS-artikelen is gekoppeld, berekent Apicbase alleen de kosten voor dat deel van uw verkoop). Handmatige verkopen worden ook meegenomen in de berekeningen, maar verschijnen in de laatste grafiek als POS-categorie 'N/A'.

3. Actuele Kosten / Actual CoGS

Dit is het belangrijkste onderdeel van het dashboard, waar Apicbase de werkelijke kosten toont die u heeft gemaakt, inclusief de factoren Verspilling (waste) en Telvariantie. Dit deel is cruciaal voor het begrijpen van de werkelijke uitgaven van uw bedrijf en biedt een directe vergelijking met de theoretische kosten die hierboven worden weergegeven. Als je hier verschillen ziet, kan dat inefficiënties aan het licht brengen en je leiden naar specifieke gebieden waar je kostenbesparende maatregelen kunt implementeren.

De werkelijke kosten worden op dezelfde manier weergegeven als de theoretische hierboven: een algemeen cijfer, gevolgd door de grafieken per maand en per verkooppunt, die allemaal de verdeling van de kosten tussen Verkoop (zowel PoS als handmatig, dat zijn de theoretische kosten), Verspilling en Telvariantie bevatten. Dit wordt gevolgd door een verdeling van de Voorraadwaarde over de verschillende ingrediënten, aan het einde van de geselecteerde periode, geclusterd per boekhoudcategorie.

Naast deze sectie vind je filters voor Ingrediëntnaam en inventaris categorie (gebonden aan ingrediënten). Het is belangrijk om op te merken dat dit gedeelte gegevens per ingrediënt bevat en niet per PoS-item. Omdat we hier ook Verspilling en Telvariantie opnemen, zijn deze termen niet gerelateerd aan verkochte recepten, maar aan ingrediënten die uit voorraad worden geteld/verplaatst. Daarom hebben de filters hier alleen invloed op deze en de volgende sectie, maar niet op de vorige Theoretische CoGS.

4. Inkomende Inventariswaarde (Bestellingen en Transfers) 

Tot slot toont dit segment de waarde van de voorraad die je bedrijf binnenkomt, zowel van leveringen van leveranciers als van transfers tussen filialen. Deze informatie is belangrijk om te vergelijken met de uitgaande CoGS en om de efficiëntie van voorraadbeheer te beoordelen. Als we uitgaan van een gesloten balans tussen inkomende en uitgaande voorraad, kunnen we vergelijkbare cijfers verwachten voor deze en de vorige sectie.

De gegevens in dit gedeelte worden precies zoals in het vorige weergegeven, met een algemeen cijfer, met de verdeling ervan over ontvangen bestellingen en transfers, vervolgens per maand, per verkooppunt en per afzonderlijk ingrediënt.