Overslaan naar inhoud
Nederlands
Stuur een ticket in
Ga naar apicbase.com
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Hoe corrigeer ik een factuur die Apicbase heeft uitgelezen?

Apicbase leest je leveranciersfactuur en toont die als digitale factuur naast het originele document. Is een regel verkeerd gelezen of ontbreekt er een regel, dan corrigeer je dat zelf.

Bij een pdf-factuur controleert Apicbase met AI of de factuur klopt. Op elke regel moet het aantal maal de eenheidsprijs het regeltotaal geven. De regels, met kortingen en toeslagen, moeten het nettobedrag geven, en het nettobedrag plus btw het brutobedrag. Klopt het resultaat dan nog niet, dan houdt Apicbase die waarden zoals ze eerst van het document gelezen zijn, en corrigeer je ze hier. Facturen die je via Peppol (UBL) ontvangt, worden uit het gestructureerde bestand gelezen en gaan niet door AI-extractie of AI-controle.

Je hebt de permissie Bewerken nodig in de groep Factuur van je rol, en je bibliotheek moet de module Factuurregelniveau hebben. Zonder die module zie je het tabblad Digitale factuur niet.

  1. Ga naar Inkoop, kies Facturen, selecteer het filiaal en open de factuur.
  2. Open het tabblad Digitale factuur en vergelijk de regels met het tabblad Oorspronkelijke factuur.
    Het tabblad Digitale factuur van een factuur, met de regels, de knop Bewerken en de Factuurtotalen
  3. Selecteer Bewerken.
  4. Pas de omschrijving (het tekstvak bovenaan de regel), het Aantal, de Eenheidsprijs, de BTW % of het Regeltotaal aan dat niet klopt.
  5. Voeg je een gemiste regel toe, selecteer dan Regel toevoegen, vul de Omschrijving, het Aantal, de Eenheidsprijs en de BTW % in en selecteer Voeg toe. De omschrijving is verplicht, en het aantal en de eenheidsprijs moeten hoger zijn dan nul.
  6. Staat er een regel op die niet op de factuur staat, selecteer dan het prullenbakpictogram aan het einde van de regel (Regel verwijderen).
    Het tabblad Digitale factuur in bewerkmodus, met Regel toevoegen, Opslaan en Annuleren en het prullenbakpictogram op een regel
  7. Selecteer Opslaan. Selecteer Annuleren om je wijzigingen te verwerpen.

Tijdens het bewerken volgt het Regeltotaal het aantal maal de eenheidsprijs. Zet Regeltotalen automatisch berekenen (aantal × eenheidsprijs) uit als je het regeltotaal zelf wilt invullen. De Som van de regelitems, het Totaal BTW en het Brutobedrag onder Factuurtotalen volgen je wijzigingen.

Komt het nettobedrag van de factuur niet overeen met de gekoppelde inkooporders, dan verschijnt bovenaan de digitale factuur een melding. Vergelijk de regels dan met het originele document.

Beperkingen

  • Een factuur corrigeren is geen goedkeuring. Goedkeuren is een aparte stap voor gebruikers met de permissie Goedkeuren, en Apicbase keurt nooit zelf een factuur goed.
  • Een gebruiker met alleen de permissie Bekijken kan de digitale factuur openen, maar niet aanpassen.
  • Aantallen en prijzen worden opgeslagen zoals ze op de factuur staan, bijvoorbeeld 4.940 kg. Lijkt een aantal of totaal duizend keer te groot of te klein, vergelijk het dan met het originele document en corrigeer de regel.
  • Zolang er een creditaanvraag openstaat op de factuur, kun je de inkooporders niet ontkoppelen. Selecteer je Ontkoppel, dan zie je Er staat een creditaanvraag open op deze factuur, dus de inkooporders kunnen niet worden ontkoppeld. Vraag support om de creditaanvraag eerst in te trekken.

Zie ook