Hoe maak ik een bestelling aan in Apicbase?

Volg de onderstaande stappen om een inkooporder aan te maken:

• Ga naar de module "Inkoop" en klik op "Order aanmaken".

• Kies het filliaal waarvoor je een inkooporder wenst aan te maken.
• Je ingrediëntenlijst verschijnt. Je kan de ingrediënten filteren zodat je ze gemakkelijk kan terugvinden, bv. op specifieke leverancier.

Afbeeldingen verschijnen alleen bij producten waarvoor je leverancier zelf een afbeelding aanlevert. Je ziet ze op de productkaarten in de weergave Raster en op de regels in de boodschappenlijst. Op een computer opent Order aanmaken in de weergave Tabel, die geen afbeeldingen in de productlijst toont, dus schakel over naar Raster om ze te zien. Heeft de leverancier geen afbeelding, dan toont de kaart je eigen foto van het ingrediënt als die er is, en anders een grijze plaatshouder. Het kan een paar seconden duren voor de afbeeldingen verschijnen.

• Klik op de "+" of typ de gewenste hoeveelheid naast het ingrediënt dat je wil bestellen. Je kan de "-" knop gebruiken om items af te trekken, of de gumknop om de hoeveelheid te verwijderen.
• Als je voor (sommige) ingrediënten een par-niveau hebt ingesteld, kan je ook op de "To Par"-knop klikken. De hoeveelheid wordt dan automatisch berekend op basis van het verschil tussen het par-niveau en de resterende hoeveelheid die je op voorraad hebt.
• Wanneer je klaar bent met je bestelling op te maken, klik dan op "Uw boodschappenlijst" in de rechterbovenhoek.

• Als je op de filter knop klikt zie je links op het scherm alleen de ingrediënten van deze specifieke bestelling. Dit is gemakkelijk als je een aanpassing in de bestelling wilt aanbrengen. 

Om alleen te zien wat op tijd geleverd kan worden, kies je een datum in de filter Lead time. De lijst toont dan de artikelen die volgens hun lead time tegen die datum geleverd kunnen worden. De vroegste datum die je kunt kiezen is morgen. Artikelen zonder lead time worden verborgen zolang er een datum is ingesteld. Lead times komen van geïntegreerde leveranciers, dus de artikelen van je andere leveranciers verdwijnen tot je de datum weer wist.

• Je kunt de hoeveelheid van elk item ook veranderen door de "-" en "+" knoppen te gebruiken, of gewoon de juiste hoeveelheid in te vullen. Je kunt het item ook uit de bestelling wissen door op de gum knop te klikken.
• Stel vervolgens een leveringsdatum en -tijd in. Je ziet de mogelijke leveringsdata volgens de sluitingstijden die je voor deze leverancier hebt ingesteld. Lees dit artikel om meer te leren over het instellen van lockup data.

Je stelt de Leveringsdatum en Levertijd naast elkaar in onderaan de boodschappenlijst, naast het totaal. Een nieuwe bestelling begint op de eerste leverdag van de leverancier vanaf morgen, om 08:00.

• Leveringsdatum: typ de datum of kies die in de kalender. Dagen in het verleden, dagen waarop de leverancier niet levert en dagen waarvan de sluitingstijd voorbij is, zijn grijs.
• Levertijd: typ de tijd in 24-uursnotatie, bijvoorbeeld 08:00, of stel die in met de wieltjes voor uren en minuten. De tijd is niet verplicht.

Een datum of tijd die niet kan, geeft een foutmelding onder het veld: Ongeldige datum, De datum moet vandaag of later zijn, Deze datum is niet beschikbaar of Ongeldige tijd. Wis je de datum, dan blijft het veld leeg. Zolang een veld een foutmelding toont of de datum leeg is, kun je de bestelling niet verzenden.

Is de opgeslagen leveringsdatum van een bestelling al voorbij, dan schuift die bij het openen op naar de volgende beschikbare datum en krijg je daar een melding van.

• Klik op "E-mail Bestelling" om de afgewerkte bestelling te bestellen of klik op "Annuleren" als je later verder wilt gaan.

De hoofdknop onderaan de boodschappenlijst heet Verzenden bij geïntegreerde leveranciers en E-mail bestelling bij de andere. Is Verzenden, E-mail bestelling of OCI-bestelling grijs, kijk dan of een van deze situaties in de boodschappenlijst voorkomt:

• Je rol heeft het recht Bestellingen verzenden niet. Beweeg de muis over de knop om de melding te zien. Vraag een beheerder om je dat recht te geven.
• De leveringsdatum is leeg, het datum- of tijdveld toont een foutmelding, of de leverancier heeft geen geldige leverdata.
• Een regel heeft het label Kan niet worden besteld en bovenaan de boodschappenlijst staat een waarschuwing. Verwijder die regel uit de bestelling.
• Een regel heeft nog een verpakkingstype nodig. Een oranje rand markeert die regel. Kies het verpakkingstype.
• Een hoeveelheid is geen veelvoud van de bundelgrootte. Het waarschuwingsicoon naast de hoeveelheid toont de bundelgrootte.

Hebben sommige artikelen meer lead time nodig dan je leveringsdatum toelaat, dan opent eerst het venster Ongeldige leveringsdatum met die artikelen en hun vroegste leverdatum. Kies Wijzig de leveringsdatum om terug te gaan naar de boodschappenlijst en een latere datum te kiezen, of Beschikbare items splitsen & bestellen om verder te gaan met de artikelen die op tijd kunnen aankomen. De andere artikelen gaan naar een nieuwe winkelwagen voor dezelfde leverancier, die je later verzendt.

• Wanneer je je bestelling gaat plaatsen, krijg je een popup te zien die een laatste overzicht geeft van de bestelling. Daar kan je nog opmerkingen plaatsen voor de leverancier, en je klantennummer kiezen. 

• De stap Inkooporder bevestigen toont de leverancier, de ontvanger, de leveringsdatum en -tijd en de orderregels. Je kunt de Leveringsdatum en Levertijd hier nog wijzigen. Is de nieuwe datum te vroeg voor sommige artikelen, dan toont een waarschuwing welke: die worden nu niet besteld, maar gaan naar een nieuwe winkelwagen. Kies je klantnummer, voeg zo nodig opmerkingen toe en klik op Bestelling bevestigen & verzenden. Annuleren sluit de stap, en de bestelling blijft in je boodschappenlijst. Wanneer je klikt op "Niet nu", blijft de bestelling in de module "Order aanmaken" bewaard.

Bij Bidfood hangen de leverdagen af van het klantnummer. De kalender volgt het klantnummer dat je kiest, en een leveringsdatum buiten het schema van dat nummer wordt gewist, zodat je een nieuwe kunt kiezen. Wordt er voor het nummer geen schema gevonden, controleer dan of het nummer klopt en neem contact op met Bidfood.

• Als de bestelling hebt verzonden, ontvang je een kopie van de bestelling in je mailbox.
• Als je de bestelling hebt verzonden, ontvang je een kopie in je e-mail. Je bestelling wordt weergegeven op het tabblad "Verzonden bestelling".
  
  

Kan de e-mail naar de leverancier niet worden verstuurd, dan wordt de bestelling niet verzonden. Ze blijft in je boodschappenlijst met haar regels en leveringsdatum, en de bevestigingsstap vraagt je het later nog eens te proberen. Sluit de stap en open ze opnieuw om het nog eens te proberen. Is de bestelling dringend, volg dan de gids stap voor stap om de bestelling zelf te e-mailen en ze daarna als besteld te markeren in Apicbase.

Bestellen op een telefoon of tablet

Je kunt bestellingen aanmaken en verzenden op een telefoon of tablet. Je hoeft niets in te schakelen. De boodschappenlijst past zich aan de breedte van je scherm aan, dus een smal computervenster toont de weergave van een telefoon.

Bovenaan toont de boodschappenlijst hoeveel bestellingen je hebt en hun totaal samen, bijvoorbeeld 3 Bestellingen · Totaal: 245.80 €.

• Op een telefoon opent de boodschappenlijst over het volledige scherm en staat elke leverancier op een kaart met het aantal artikelen en het totaal. Tik op een kaart om de bestelling van die leverancier te openen. Er is telkens één kaart open, en de leveringsdatum, de levertijd en de verzendknop onderaan horen bij die bestelling. Tik op de open kaart om ze te sluiten. Zijn alle kaarten dicht, dan is de onderkant van de boodschappenlijst verborgen: open een kaart om te verzenden. Sluit de boodschappenlijst met de X rechtsboven.
  
• Op een telefoon is elke regel een compacte rij: bovenaan de namen en het artikelnummer, onderaan de knoppen - en + met de hoeveelheid en het subtotaal. Er is geen foto of eenheidsprijs.
• Op een tablet of computer opent de boodschappenlijst als een paneel aan de rechterkant, met een tabblad per leverancier. Klik buiten het paneel om te sluiten. In een smaller paneel zijn de prijs en de productfoto verborgen. Het subtotaal van elke regel blijft altijd zichtbaar.
  
• Onder de naam van het voorraadartikel toont elke regel de eigen naam van de leverancier voor het artikel en daaronder het artikelnummer, elk op een eigen regel. De naam van de leverancier verschijnt alleen als die verschilt van de naam van het voorraadartikel. Het artikelnummer staat er altijd volledig.
• Je verwijdert een regel met het prullenbakpictogram aan het einde van de regel. Een regel wegvegen verwijdert hem niet.
• De productlijst bij Order aanmaken opent als Raster op schermen tot 1024 pixels breed en als Tabel op bredere schermen. Je kunt altijd wisselen. Apicbase onthoudt je keuze zolang je dat browsertabblad open houdt.

Alle winkelwagens leegmaken, in het menu ⋮ bovenaan de boodschappenlijst, verwijdert meteen en zonder om bevestiging te vragen al je lopende winkelwagens bij dit filiaal en sluit de boodschappenlijst. Winkelwagens van collega's blijven ongemoeid.

Zie ook

• Hoe werkt bestelgoedkeuring?
• Hoe controleer ik een inkooporder met AI voordat ik hem verstuur?