Ingredient Verificatie & Samenvoegen

In dit artikel leggen we uit hoe je de functie Ingrediënten Samenvoegen kunt gebruiken om dubbele ingrediënten in je bibliotheek op te ruimen en een goed gestructureerde catalogus van stam-ingrediënten op te bouwen.

Waarom deze functie belangrijk is: een overzichtelijke ingrediëntenbibliotheek

Als je werkt met meerdere gekoppelde leveranciers, ben je hier vast al tegenaan gelopen: hetzelfde fysieke product — bijvoorbeeld een zak bloem van 1 kg — verschijnt meerdere keren in je bibliotheek omdat elke leveranciersintegratie een eigen ingrediëntregistratie aanmaakt. Na verloop van tijd leidt dit tot een gefragmenteerde bibliotheek waarbij hetzelfde product onder verschillende namen voorkomt, wat rapportage, voorraadbeheer en inkoop bemoeilijkt.

Een ander veelvoorkomend scenario: twee licht verschillende producten (bijv. Aardbei en Premium Aardbei) die je keuken als één voorraaditem bijhoudt. Door ze samen te voegen, kun je GTINs, leveranciersartikelen en het voorraadbeheer onderbrengen onder één stam-ingrediënt.

Ingrediënten Samenvoegen is de manier om dit op te lossen — en het daarna overzichtelijk te houden.

De aanbevolen aanpak voor setups met meerdere leveranciers is:

Maak per product één generiek stam-ingrediënt aan in je bibliotheek (bijv. Bloem 1 kg). Dit is je canonieke ingrediënt — het ingrediënt dat in recepten wordt gebruikt, in voorraad wordt bijgehouden en in rapporten verschijnt.
Gebruik Ingrediënten Samenvoegen om alle leveranciersspecifieke dubbele registraties in dat stam-ingrediënt op te nemen. De bijbehorende pakketten, leveranciersartikelen, GTINs en voorraadgeschiedenis worden overgedragen.
Voortaan, wanneer een leveranciersintegratie een nieuw dubbel artikel aanmaakt, voeg je dit eenvoudig samen met het bestaande stam-ingrediënt.

Het resultaat is een bibliotheek waarin elk ingrediënt een echt productconcept vertegenwoordigt en alle inkoopgegevens en leveranciersdetails als pakketten onder dat ene ingrediënt staan.

Ingrediënten Samenvoegen vs. Voorraadvarianten

Je vraagt je misschien af hoe dit verschilt van Voorraadvarianten, waarmee je ook meerdere versies van een ingrediënt kunt beheren.

	Ingrediënten Samenvoegen	Voorraadvarianten
Doel	Duplicaten permanent samenvoegen in één stam-ingrediënt	Verschillende maar uitwisselbare producten beheren
Resultaat	Één ingrediënt blijft over; de bron wordt gearchiveerd	Beide ingrediënten blijven actief in de bibliotheek
Gebruiksscenario	Hetzelfde product twee keer ingevoerd (bijv. via twee integraties), of vergelijkbare producten die je als één wilt bijhouden	Verschillende producten die elkaar in de keuken kunnen vervangen (bijv. Zonnebloemolie / Olijfolie)
Recepten	Alle verwijzingen worden automatisch bijgewerkt naar het stam-ingrediënt	Het recept kan naar beide verwijzen; het systeem vervangt automatisch op basis van de voorraad
Terug te draaien?	Ja — kan op elk moment ongedaan worden gemaakt	Ja — verwijder eenvoudig de variantrelatie

Kortom: gebruik Voorraadvarianten wanneer tweeverschillende producten uitwisselbaar zijn in je keuken. Gebruik Ingrediënten Samenvoegen wanneer twee registraties in je bibliotheek hetzelfde product vertegenwoordigen of als één worden bijgehouden.

Opmerking: Voorraadvarianten worden nog niet in alle modules ondersteund (bijv. het financieel tabblad en stuklijsten). Controleer bij je CSM of je op deze gebieden werkt voordat je variantrelaties instelt.

Hoe je een ingrediënt samenvoegt

Vanuit de ingrediëntdetailpagina

Open de ingrediëntdetailpagina van het ingrediënt dat je wilt verwijderen (de bron).
Klik op het menu Gereedschap en kies Ingrediënt samenvoegen met ander.
Zoek naar het ingrediënt dat je wilt behouden en selecteer het (het doel / stam-ingrediënt).
Bekijk de vergelijkingsweergave, die de belangrijkste verschillen tussen de twee ingrediënten toont: recepten, allergenen, pakketten, GTINs en leveranciersartikelen.
Bevestig de samenvoeging.

Je hebt de permissie Bewerken voor ingrediënten nodig om deze optie en Verifiëren en selectie samenvoegen te zien. De optie wordt niet getoond bij een gearchiveerd ingrediënt, of bij een ingrediënt dat deel uitmaakt van een samenvoeging die niet ongedaan is gemaakt.

Bulksgewijs vanuit de ingrediëntenlijst

Je kunt ook meerdere ingrediënten tegelijk samenvoegen vanuit de lijstweergave:

Pas het filter Geverifieerd voor productie toe en stel dit in op Nee om alle niet-geverifieerde ingrediënten in je bibliotheek zichtbaar te maken.
Selecteer de ingrediënten die je wilt samenvoegen.
Kies onder Selectie de optie Verifiëren en selectie samenvoegen.

Na het samenvoegen zal Apicbase:

Alle pakketten (voorraadartikelen) van de bron naar het doel overdragen
Alle recepten die naar het bronningrediënt verwijzen bijwerken naar het doelingrediënt — hoeveelheden, verliespercentages (waste %) en leveranciersvoorkeuren op recept-niveau blijven behouden
GTINs en leveranciersartikelen samenvoegen
Het bron-ingrediënt archiveren zodat het niet meer in je actieve bibliotheek verschijnt

Opmerking: De allergenen, voedingswaarden en naam van het doel-ingrediënt worden nooit overschreven. Controleer altijd de vergelijkingsweergave op eventuele verschillen die je achteraf handmatig wilt aanpassen.

Opmerking: Een samenvoeging kopieert nooit allergenen, dieetinformatie of voedingswaarden van de bron. Heeft de bron een allergeen dat het doel niet heeft, voeg het dan zelf toe aan het doel. Allergeensuggesties van leveranciers gaan wel mee naar het doel en wachten daar op jouw beoordeling.

Opmerking: Een samenvoeging wordt geblokkeerd wanneer twee voorraadartikelen van dezelfde grootte allebei portieartikelen zijn, of wanneer het ene een portieartikel is en het andere leveranciersverpakkingen heeft. Klik voor het samenvoegen op Vergelijken: de vergelijking toont dit vooraf in de rode rij Is portieartikel?. Kies een ander paar of neem contact op met support.

Na een samenvoeging kan het even duren voordat de bestelschermen de wijziging tonen. Rond open voorraadtellingen af voordat je samenvoegt.

Ingrediënten verifiëren, archiveren of overslaan

Het scherm dat opent na Verifiëren en selectie samenvoegen heet Verifiëren & Samenvoegen. Het leidt je één voor één door de geselecteerde ingrediënten. Bij elk ingrediënt kies je een van vier kaarten:

Controleren & samenvoegen met een ander ingrediënt: voeg het samen met het ingrediënt dat je houdt.
Archiveer het: verberg het ingrediënt uit de voorraad en houd het uit nieuwe recepten.
Markeer het als Bevestigd voor Productie: houd het ingrediënt zoals het is en markeer het als geverifieerd.
Sla over: laat het voor later.

Als je klaar bent, toont Samenvoegbeoordeling elk ingrediënt met zijn status: In afwachting, Samengevoegd in, Gearchiveerd, Gemarkeerd als geverifieerd voor productie of Overgeslagen. Klik op Nogmaals controleren bij een overgeslagen ingrediënt om het opnieuw op te pakken. Je kunt tot 50 ingrediënten tegelijk selecteren.

Hoe je een samenvoeging ongedaan maakt

Elke samenvoeging kan volledig worden teruggedraaid. Open het doel-ingrediënt, ga naar het tabblad Info & Categorieën en klik onder Historische details op de link naast Samenvoeging ontvangen van. Zoek in het venster Ingrediënten samengevoegd van de samenvoeging en klik op Samenvoegen ongedaan maken. Kies Ongedaan maken samenvoegen & dearchiveren om het duplicaat ook weer actief te maken. Samenvoegen ongedaan maken alleen scheidt de ingrediënten en zet de recepten terug op het duplicaat, maar het duplicaat blijft gearchiveerd. Die recepten gebruiken dan een gearchiveerd ingrediënt. Kies daarom meestal Ongedaan maken samenvoegen & dearchiveren. Je kunt ook vanaf het duplicaat beginnen: de link naast Samengevoegd in opent het venster Ingrediënten samengevoegd in met dezelfde knop. In het scherm Verifiëren & Samenvoegen klik je op Samenvoeging ongedaan maken naast een samengevoegd ingrediënt in Samenvoegbeoordeling. Dat maakt het duplicaat ook weer actief.

Wanneer het duplicaat weer actief wordt, wordt Toegestaan in productie aangezet. Controleer die instelling na het ongedaan maken. Het duplicaat met de hand dearchiveren maakt de samenvoeging niet ongedaan: de verpakkingen blijven op het ingrediënt dat je hield. Gebruik in plaats daarvan Ongedaan maken samenvoegen & dearchiveren.

Als je meerdere ingrediënten in hetzelfde stam-ingrediënt hebt samengevoegd, moet je ze in omgekeerde volgorde terugdraaien.

Let op: voorraadbewegingen die ná de samenvoeging zijn gemaakt (tellingen, leveringen, waste tegen het doelingrediënt) worden niet teruggedraaid wanneer je een samenvoeging ongedaan maakt. Recept- en ingrediëntgegevens worden hersteld, maar de voorraad blijft zoals die is.

Regels en beperkingen

Je kunt meerdere bron-ingrediënten één voor één in hetzelfde stam-ingrediënt samenvoegen.
Je kunt niet een doel-ingrediënt (stam-ingrediënt) samenvoegen in een ander ingrediënt. Zodra een ingrediënt als samenvoegdoel is gebruikt, kan het niet meer als bron worden ingezet. Deze beperking bestaat om de terugdraaiketen intact en voorspelbaar te houden.
Je kunt niet gearchiveerde ingrediënten als bron gebruiken.

Bekende beperkingen

PAR-niveaus, minimale hoeveelheden en opslaglocaties Deze worden alleen bewaard van het doel-ingrediënt. Controleer ze na het samenvoegen en werk ze indien nodig handmatig bij.

Bestelsjablonen Bestelsjablonen die een pakket van de bron gebruikten, blijven werken. Apicbase verwijst ze door naar het bijbehorende pakket van het doel.

Stock variants op het bronningrediënt Variant-relaties worden bij een samenvoeging niet mee overgezet naar het doelingrediënt. Als het ingrediënt dat je samenvoegt stock variants heeft, blijven die variant-koppelingen na de samenvoeging op het gearchiveerde bronningrediënt staan. Koppel of voeg deze varianten daarna handmatig samen met het nieuwe doelingrediënt.

Hulp nodig?

Als er na een samenvoeging iets niet klopt, neem dan contact op met je Customer Success Manager of via de in-app ondersteuning. Het helpt om de namen van het bron- en doel-ingrediënt en het tijdstip van de samenvoeging te vermelden.