Beheerscijfers

Open Insights Hub, kies Dashboards en klik op de tegel Managementcijfers.

Voor je begint

De cijfers zijn maar zo goed als je gegevens: afgesloten tellingen, geregistreerde goederenontvangsten, verspilling, transfers en kassa-artikelen die aan recepten gekoppeld zijn. Een telling, verspilling of levering die je net registreerde, kan tot 5 minuten nodig hebben om te verschijnen. Laad de pagina daarna opnieuw.

Je periode kiezen

Elke tabel heeft een eigen kalender, zodat je twee periodes naast elkaar kunt vergelijken. Standaard zie je de afgelopen 7 dagen, en dagen met een afgesloten volledige telling krijgen een kleur. Wil je de periode tussen twee tellingen zien, kies dan de twee teldagen. Sloot een filiaal een volledige telling af op je eerste of laatste dag, dan starten of stoppen zijn voorraadcijfers bij die telling.

Laat Apicbase weten wanneer je telt

Verkopen worden per hele dag geteld, in de tijdzone van je bibliotheek. Toont het Winst- en verliesrapport één filiaal met een eigen tijdzone, dan geldt die tijdzone. De schakelaar Wij tellen de voorraad boven het Winst- en verliesrapport bepaalt wat er gebeurt met de verkopen van een teldag:

Na sluiting (de standaard): je telt na de service. Werd er op de eerste dag van je periode een volledige telling afgesloten, dan tellen de verkopen van die dag niet mee, omdat ze bij de vorige periode horen.
Voor opening: je telt voor de service. Werd er op de laatste dag een volledige telling afgesloten, dan tellen de verkopen van die dag niet mee, omdat ze bij de volgende periode horen.

Zonder volledige telling op je eerste of laatste dag geven beide opties dezelfde cijfers.

Eindigt je telling na middernacht, kies dan Voor opening. Een telling die na middernacht eindigt, valt op de volgende kalenderdag.

De schakelaar geldt voor alle drie de tabellen. Hij verandert de netto verkoop en de kosten van die verkopen, maar niet de verspilling, leveringen, transfers of de andere voorraadcijfers. Je browser onthoudt je keuze.

Groene vinkjes en oranje driehoeken

Een groen vinkje bij een openings- of sluitingswaarde betekent dat die uit een volledige telling van die dag komt. Een oranje driehoek betekent dat er die dag geen volledige telling werd afgesloten, waardoor de waarde uit je bewegingen berekend is. Een totaal voor de hele bibliotheek krijgt pas een groen vinkje als elk filiaal die dag geteld heeft. Zet Sluitingswaarde status op Alleen theoretisch in Voorraadbeweging - Alle filialen om het filiaal te vinden dat niet telde.

Het Winst- en verliesrapport

Deze tabel toont één filiaal, of al je filialen samen. Kies een filiaal met Selecteer een filiaal, of laat het leeg voor alle filialen waartoe je toegang hebt.

Het heeft drie delen.

De voorraadbeweging laat zien waar je voorraadwaarde naartoe ging, van Opening Waarde via Ontvangen goederen, Verkocht, Transfers uit en Verspild tot de Sluitingswaarde.
De variantieanalyse toont wat je tellingen corrigeerden. Een variantie is de getelde voorraad min de voorraad die je op dat moment had moeten hebben. Positieve Variantie is wat je extra vond, Negatieve Variantie wat ontbrak en Netto Variantie het verschil.
Verkoop- & Prestatiecijfers begint met de Netto verkoop: alles wat je verkocht, exclusief btw en na aftrek van kortingen, inclusief handmatige verkopen en artikelen zonder recept. Theoretische CoGS zijn de voedselkosten van wat je verkocht: de voorraad die elke verkoop verbruikte of, als een verkoop geen voorraad verbruikte, de voedselkosten van het recept. Arbeidskosten op je recepten tellen niet mee.

Werkelijke CoGS = Theoretische CoGS + Verspilling - Netto Variantie. Een netto verlies in je tellingen wordt opgeteld en een netto overschot gaat eraf. Een voorbeeld: €800 theoretische CoGS, €20 verspilling en een netto variantie van -€100 geven €920 werkelijke CoGS. De percentages voor CoGS en brutowinst zetten beide cijfers af tegen je netto verkoop, zodat je ziet wat verspilling en tellingsverschillen je kosten.

De werkelijke CoGS kan lager zijn dan de theoretische wanneer je tellingen meer voorraad vonden dan er ontbrak. Ze kan zelfs onder nul komen, bijvoorbeeld in de eerste periode na de eerste volledige telling van een filiaal.

Verkocht in de voorraadbeweging is de theoretische CoGS van je verkopen, geen voorraadbeweging. Daarom komt de voorraadbeweging niet precies uit op de sluitingswaarde.

Werkt je bibliotheek met leeggoed, dan toont de voorraadbeweging ook Leeggoed In en Leeggoed uit: de kratten, fusten en ander leeggoed dat met een levering binnenkwam of naar de leverancier terugging. Dezelfde twee kolommen staan in Voorraadbeweging - Alle filialen. Ze staan los van Ontvangen goederen en tellen niet mee in je CoGS. Leeggoed In is de waarde van het statiegeld. Leeggoed uit krijgt de gemiddelde voorraadwaarde van het artikel, dus het bedrag kan afwijken van het statiegeld op de levering. Je ziet deze cijfers alleen als je bibliotheek de module voor leeggoed heeft. Je Customer Success Manager kan die aanzetten.

Gebruik Rijzichtbaarheid, en in de tabellen met alle filialen Kolomzichtbaarheid, om cijfers te verbergen die je niet nodig hebt. Dit geldt alleen in je browser.

De tabellen met alle filialen

Voorraadbeweging - Alle filialen toont de voorraad- en variantiecijfers met één regel per filiaal. Je kunt zoeken op filiaalnaam, filialen groeperen met Filiaal groepering en filteren op werkelijke of theoretische waarden.

Verkoop & Prestaties - Alle filialen toont één regel per filiaal met de verkoop, de kosten, de percentages en het Bruto Winst Verschil.

Exporteren

Elke tabel heeft een eigen menu Exporteren met CSV en Excel. De bestandsnaam en een regel in het Excel-bestand tonen je keuze bij Wij tellen de voorraad.

Wie welke filialen ziet

Beheerscijfers vereist de modules Verkoop en Voorraad. Bibliotheekgebruikers hebben altijd toegang. Filiaalgebruikers hebben de Insights Hub-rechten Bekijk Dashboards nodig op hun filiaalrol. Zonder dat recht zien ze U hebt geen toegang tot deze pagina. Met dat recht zien ze alleen de filialen die aan hen toegewezen zijn, met de totalen van die filialen.

Veelgestelde vragen

Waarom verschillen mijn cijfers van een export die ik eerder maakte voor dezelfde periode?

Beheerscijfers berekent zijn cijfers telkens je de pagina opent, op basis van je huidige gegevens. Een telling, levering, verspilling of prijs die je later corrigeert, verandert ook de cijfers van een voorbije periode.

Waarom is de Theoretische CoGS lager dan de kosten in COGS Insights?

Beheerscijfers telt de voedselkosten van wat je verkocht. COGS Insights rekent ook de arbeidskosten op je recepten mee.

Waarom komt de netto verkoop niet overeen met het Verkoopdashboard voor dezelfde week?

Beheerscijfers laat de verkopen weg van een teldag aan het begin of einde van je periode: de eerste dag met Na sluiting, de laatste dag met Voor opening. Het Verkoopdashboard telt elke dag mee die je kiest. Tel je na sluiting, laat het Verkoopdashboard dan starten op de dag na je eerste teldag om te vergelijken.

Waarom verschilt de netto variantie van het dashboard Tellingverschil?

Je periode begint bij de telling op je eerste dag, dus de correcties van die telling horen bij de periode ervoor. Het dashboard Tellingverschil telt ze wel mee.