Voorraadvarianten

In voedselbereidingen kunnen vervangingen handig zijn maar er zijn momenten waarop traditionele systemen het uitwisselbare gebruik van gelijkaardige ingrediënten niet kunnen verwerken. Dit is wat Apicbase hoopt op te lossen met de Voorraadvariante.

Wat zijn de voorraadvarianten?

1. Wat zijn de voorraadvarianten?

1.1. Meer over de voorraadvarianten

2. Gebruikscases: wanneer voorraadvarianten gebruiken

3. Voorraadvarianten instellen

4. Beperkingen van de voorraadvarianten

1. Wat zijn de voorraadvarianten?

De complexiteit van de keuken is soms moeilijk te vatten in een software als Apicbase, vooral wat betreft ingrediëntvervangingen. Vaak kan een recept verschillende versies van een ingrediënt gebruiken. Idealiter behandelen we dit door verschillende pakketten aan te maken binnen hetzelfde ingrediënt. Als dit echter niet mogelijk is, moeten we een secundair ingrediënt introduceren, een variant, om het primaire ingrediënt te vervangen als dat nodig is. Voorraadvarianten helpen de nauwkeurigheid en consistentie van recepten en voorraden te behouden, zelfs wanneer primaire ingrediënten niet beschikbaar zijn en moeten worden vervangen door varianten.

In Apicbase is het mogelijk om gelijksoortige ingrediënten te koppelen onder een enkel, primair ingrediënt. Door dit in te stellen, kunnen verschillende versies van dit ingrediënt (de voorraadvarianten) onder één pagina worden beheerd. Laten we deze twee soorten ingrediënten beter definiëren:

• Een Primair Ingrediënt is het hoofdingrediënt dat dient als standaardreferentie voor variaties of vervangingen. Een primair ingrediënt heeft voorraadvarianten die het kunnen vervangen als het niet aanwezig is in de voorraad. Een primair ingrediënt kan geen variant zijn van andere primaire ingrediënten.
• Een voorraadvariant is een alternatief of vervanging voor een primair ingrediënt dat door elkaar kan worden gebruikt bij het bereiden van recepten. Een voorraadvariant kan een variant zijn voor meerdere primaire ingrediënten.

Hoe beïnvloedt dit onze voorraad? Bij elke normale voorraad actie worden de ingrediënten van de betreffende recepten uit de voorraad verwijderd. Als een van de gezochte ingrediënten niet op voorraad is en een variant heeft die wel op voorraad is, wordt de variant genomen ter vervanging van het primaire ingrediënt.

1.1. Meer over de voorraadvarianten

• Primaire/variante relaties
  
  • Een primair ingrediënt kan verschillende voorraadvarianten hebben. Zonnebloemolie kan bijvoorbeeld worden vervangen door olijfolie, kokosolie, canolaolie.
  • Terwijl een ingrediënt de voorraadvariant van meerdere primaire ingrediënten kan zijn, kan een primair ingrediënt niet de voorraadvariant van een ander ingrediënt zijn. Olijfolie kan bijvoorbeeld zonnebloemolie vervangen in sommige recepten en boter in andere. Maar boter en zonnebloemolie kunnen niet worden gebruikt als vervangers voor iets anders.
  • Zowel geïntegreerde als handmatig gemaakte ingrediënten kunnen Primaire ingrediënten of Voorraadvarianten zijn.
• Recepten en stuklijsten (BoM)
  
  • Als je ingrediënten aan een recept toevoegt, zie je een symbool dat aangeeft of een ingrediënt een Primaire , of een variant .
  • Als je een Variant aan je recept toevoegt, verschijnt er een pop-upvenster met de vraag of je zeker weet dat je de Variant wilt gebruiken in plaats van het Primaire ingrediënt. Daar kun je bevestigen of overschakelen naar een van de Primaire ingrediënten van de Variant.
  • Zowel Primaire ingrediënten als Voorraadvarianten kunnen in recepten worden gebruikt.
  • Als je een materiaallijst aanmaakt voor een recept met een Primair ingrediënt, zijn de varianten van dit ingrediënt beschikbaar als alternatieven voor het Primaire ingrediënt. Je vindt de verschillende alternatieven die je kunt kopen onder "Kies product". Let op dat het goedkoopste pakket standaard wordt voorgesteld uit alle beschikbare opties.
• Varianten zoeken in mijn bibliotheek
• • Je vindt een filter in de ingrediëntenlijst om alleen Primaire ingrediënten of Voorraadvarianten te zien.
  • Op het tabblad 'Pakketten en prijs' van een ingrediënt kun je zien of het een variant heeft (onder de eigen verpakking), of dat het een variant is van een primaire ingrediënt (boven het pakket).

• Voorraadbewegingen
  
  • Apicbase zal altijd proberen te voorkomen dat een voorraaditem in een negatieve hoeveelheid komt. Als het primaire ingrediënt niet aanwezig is, zal het systeem kijken of een van de beschikbare varianten kan worden uitgeput zonder negatief te worden (indien mogelijk).
  • Als een variant uit de voorraad wordt verwijderd in plaats van het primaire ingrediënt, wordt dit geregistreerd in de voorraadgeschiedenis van die variant.

2. Gebruikscases: wanneer voorraadvarianten gebruiken

Hier zijn een paar scenario's waar deze opstelling nuttig kan zijn:

• Een ingrediënt kan worden vervangen door een ander

Het meest algemene voorbeeld van de ingrediëntvervanging. Als een ingrediënt niet meer op voorraad is, moeten we een vergelijkbaar ingrediënt gebruiken als vervanger in de recepten, en we willen dat dit wordt weerspiegeld in onze voorraad. Een goed voorbeeld hiervan is het voorbeeld in de vorige paragraaf met de zonnebloem- en olijfolie. Als we geen zonnebloemolie meer hebben om in te bakken, kan olijfolie de klus klaren. Dat betekent dat olijfolie de variant is van zonnebloemolie, die het Primair ingrediënt is.

Maar olijfolie kan op zichzelf in andere recepten worden gebruikt, niet afhankelijk van de aan- of afwezigheid van zonnebloemolie in de voorraad. Olijfolie kan bijvoorbeeld worden gebruikt als dressing in mijn recept Groene Salade, waar het niet fungeert als vervanging voor de zonnebloemolie.

• Meerdere geïntegreerde leveranciers gebruiken

Ingrediënten die afkomstig zijn van integraties zijn niet altijd eenvoudig te beheren. Als twee geïntegreerde leveranciers hetzelfde ingrediënt aanbieden, kan dit niet worden ingesteld als één ingrediënt. Dit resulteert in een dubbel ingrediënt, afkomstig van elk van de integraties. Als je meer dan één geïntegreerde leverancier gebruikt, ben je deze situatie misschien al tegengekomen.

Meestal wordt een van de twee versies het meest gebruikt (de primaire), terwijl de andere alleen wordt gekocht als de eerste niet beschikbaar is (de variant). Als ik bijvoorbeeld mijn rundvlees altijd bij Bidfood koop en het rundvlees van Hanos alleen gebruik als Bidfood het niet op voorraad heeft, dan zou het rundvlees van Bidfood mijn primaire rundvlees moeten zijn en het rundvlees van Hanos de variant.

• Verschillende filialen hebben verschillende relaties met leveranciers

In complexe configuraties kunnen filialen die dezelfde leveranciers gebruiken toegang hebben tot verschillende producten, wat leidt tot complicaties bij het beheren van de voorraad op meerdere locaties.

Stel dat verkooppunten A en B dezelfde leveranciers X en Y hebben. Het ingrediënt Ribs wordt echter alleen aan A geleverd door X en aan B door Y. Omdat we verkooppunten niet kunnen koppelen aan een bepaald pakket, maar aan een ingrediënt, moeten er aparte ingrediënten worden gemaakt.

In dit scenario kan een "generiek" ingrediënt worden gemaakt, zonder pakketten of leveranciers, als primair ingrediënt. Dit "generieke" ingrediënt wordt gebruikt in het recept. Vervolgens kan een ingrediënt voor elk specifiek verkooppunt worden aangemaakt, met de bijbehorende verpakkingen en leveranciers als varianten. Elke keer dat het recept in elk verkooppunt wordt verkocht, wordt alleen de beschikbare variant van de voorraad afgetrokken!

Als filialen A en B bijvoorbeeld hetzelfde recept, BBQ Ribs, gebruiken, maar hun Ribs van verschillende leveranciers betrekken, moet de setup het volgende bevatten: een generiek ingrediënt "Ribs", als primair ingrediënt, dat deel uitmaakt van het recept; en twee ingrediënten, "Ribs A" en "Ribs B", als varianten.

3. Voorraadvarianten instellen

1. Zoek of maak het ingrediënt dat het Primair Ingrediënt wordt. Ga naar het tabblad "Pakketten en Prijzen" in het ingrediëntdetail (je hoeft hiervoor niet in de bewerkingsmodus te staan).
2. Klik in de sectie "Voorraadvarianten", onder "Handmatig pakket", op Variant toevoegen.
   
   
3. Klik in het pop-upvenster op Toevoegen, zoek vervolgens het ingrediënt dat je als variant wilt gebruiken (dit moet van tevoren zijn aangemaakt) en selecteer het. Klik vervolgens op Opslaan.
   
   
   
4. Je ziet nu de pakketten van het geselecteerde ingrediënt onder het kopje "Voorraadvarianten". U kunt de informatie over deze verpakkingen bewerken in de bewerkingsmodus op deze pagina.
   
   
   
5. Vergeet niet om de variant(en) handmatig te koppelen aan de bijbehorende verkooppunten. Je kunt dit doen op het tabblad Verkooppunten van het ingrediëntdetail van de variant, in de bewerkingsmodus.

4. Beperkingen van de voorraadvarianten