Hoe kan u uw inventaris tellen met behulp van een Excel-bestand?

U kunt het Excel-sjabloon zelf invullen, of met Slim importeren een foto, een PDF of een spreadsheet van uw eigen telblad laten inlezen. Zie "Tellen met Slim importeren" onderaan dit artikel.

• Om uw telling met Excel uit te voeren, moet u eerst een telling starten. Ga naar "Voorraad" en selecteer "Telling".
  
  
  
  
• Selecteer het filiaal waarvoor u een telling wilt starten.
  
• Klik op de knop "Start de telling" in de rechterbovenhoek van het scherm.
  
  
  
  
• In het volgende scherm, selecteer "Importeer" > "Download Sjabloon".
  
  
  
• Er wordt een download gestart die een Excel-bestand voor u genereert. In het bestand ziet u alle verpakkingen. Om te tellen, vult u gewoon het aantal nog in voorraad zijnde verpakkingen in de juiste kolom in. 
• Als u klaar bent kunt u het Excel bestand weer uploaden met de "Upload File" knop in de schermafbeelding hierboven. 

Het sjabloon heeft altijd een lege kolom count, ook als u in deze deeltelling al artikelen hebt geteld. Rijen worden gekoppeld op de kolom APICBASE ID, dus vul die altijd in. Een rij met alleen een GTIN kan worden geweigerd. Rijen met een lege cel in count worden genegeerd. Een telling van 0 wordt wel geïmporteerd. Een negatieve telling wordt ongewijzigd geïmporteerd, controleer het bestand dus op mintekens voordat u het uploadt. Sla het bestand op als .xlsx: een oud .xls-bestand wordt niet geaccepteerd.

Vink op de importpagina Tel de getelde hoeveelheden van herhaalde artikelen bij elkaar op aan om de aantallen uit het bestand op te tellen bij hoeveelheden die al in de telling staan. Standaard staat dit uit. Staat het uit, dan wordt een rij voor een artikel dat in deze telling al een hoeveelheid heeft niet geïmporteerd. Dat geldt ook voor artikelen die u met de hand hebt geteld en voor een tweede rij voor hetzelfde artikel in het bestand. Staat het aan, dan verdubbelen de hoeveelheden als u hetzelfde bestand twee keer importeert. De import vervangt nooit een hoeveelheid.

Na afloop toont de pagina hoeveel rijen zijn geïmporteerd, hoeveel rijen problemen hebben en hoeveel rijen waarschuwingen hebben. Kies Foutbestand downloaden om de rijen met problemen te krijgen.

Tellen met Slim importeren

Slim importeren leest een foto, een PDF of een spreadsheet van uw eigen telblad in en koppelt elke regel aan uw voorraadartikelen. U hebt het sjabloon niet nodig.

Slim importeren staat in het menu Import van een deeltelling als AI is ingeschakeld voor uw bibliotheek. Ziet u het niet, neem dan contact op met Apicbase support.

Voordat u begint

• Open een deeltelling. De hoofdtelling heeft geen menu Import.
• U hebt de machtiging nodig om tellingen voort te zetten.
• U moet de gebruiker zijn die de deeltelling heeft. Heeft een andere gebruiker de deeltelling, zet ze dan voort vanuit de hoofdtelling en antwoord Ja op Een andere gebruiker werkt op dit moment aan deze actie. Wilt u het overnemen? Doet u dat niet, dan stopt Slim importeren met U moet deze telling overnemen voordat u erin kunt importeren.

Stappen

1. Open de deeltelling en kies Import > Slim importeren.
   
2. Sleep in het venster Slimme tellingimport uw bestand erheen of klik om te bladeren. U kunt een foto (JPG, PNG of WEBP), een PDF of een Excel- of CSV-bestand gebruiken, tot 20 MB. Gescande pdf's werken ook. De resultaten kunnen variëren, controleer ze dus voordat u ze toepast. Het blad mag in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn.
   
3. Kies Analyseren met AI en laat het venster open. Apicbase leest de rijen in (wat er staat, de hoeveelheid, de eenheid en eventueel een verpakkingsgrootte, barcode of artikelnummer), slaat koppen, totalen, prijzen en minimumvoorraden over en zoekt voor elke rij tussen de voorraadartikelen van uw filiaal.
4. Controleer de rijen. Het raster toont Gelezen uit document, het gekoppelde Artikel, Al geteld en Aantal. Bovenaan staat hoeveel rijen zijn gelezen en, in het rood, hoeveel rijen zonder artikel zijn. Rijen waarover Apicbase minder zeker is, zijn oranje. Controleer die eerst, ook het aantal.
   • Wilt u een gekoppeld artikel wijzigen, klik er dan op en kies een ander artikel onder Of kies, of kies Zoek alle artikelen....
   • Kies bij een rij zonder artikel er een onder Bedoelde u of typ bij Zoek artikel....
   • Corrigeer waar nodig het Aantal. Gebruik decimalen: 2,5 wordt gelezen als 2.5, maar typ 0.5 en niet 1/2. Een rij met een ongeldig aantal is gemarkeerd en kan pas worden toegepast als u het corrigeert. Een rij zonder aantal toont Verplicht.
   • Verwijder een rij met het kruisje aan het einde van de rij.
   
   
5. Bepaal met de schakelaar Optellen bij de al getelde hoeveelheden wat er gebeurt met hoeveelheden die al in de deeltelling staan. De schakelaar staat uit telkens als u het venster opent. Staan er op uw blad twee regels voor hetzelfde artikel, dan telt Apicbase die altijd eerst bij elkaar op: vijf in de keuken en zeven in het magazijn worden twaalf. Daarna geldt: staat de schakelaar uit, dan vervangt het totaal de hoeveelheid die de telling voor dat artikel heeft. Staat hij aan, dan wordt het totaal erbij opgeteld.

6. Kies N rijen toepassen op telling (bijvoorbeeld 12 rijen toepassen op telling). Alleen rijen met een artikel en een geldig aantal worden naar de telling geschreven. De andere rijen worden overgeslagen. Het venster toont daarna een badge voor de rijen die zijn toegepast, mislukt of overgeslagen. Een badge verschijnt alleen als er zulke rijen zijn, en bij elke mislukte rij staat de reden. Mislukte poging opnieuw proberen verschijnt alleen na een mislukte rij en zet de mislukte rijen terug in het raster. Kies Nog een bestand importeren om opnieuw te beginnen.
   

Slim importeren schrijft alleen in de deeltelling. Het sluit de telling niet en verandert uw voorraad niet, en artikelen die niet op uw blad staan, houden hun hoeveelheid. Sluit de deeltelling en daarna de hoofdtelling zoals na elke telling.

Slim importeren leest maximaal 200 rijen per bestand. Bij een spreadsheet worden de rijen na de 200e niet gelezen en waarschuwt het scherm daarvoor. Splits het bestand en voer Slim importeren per deel uit. Bij een foto of PDF past u de rijen toe die u ziet en voert u Slim importeren opnieuw uit voor de rest.