![logo-mark-primary-color-4.png]](https://support.apicbase.com/hs-fs/hubfs/logo-mark-primary-color-4.png?height=40&name=logo-mark-primary-color-4.png){kind=logo}
Als je een bestelling in Apicbase wilt ontvangen, raden we je aan om de bestelling ook via Apicbase aan te maken en te versturen. Leer alles over het aanmaken van orders in dit artikel. Als je een externe bestelling wilt ontvangen die niet in Apicbase aangemaakt en verzonden werd, lees dan dit artikel.
💡Het is erg belangrijk om elke ontvangen bestelling te registreren voordat je een voorraadtelling doet. Als je bv. een voorraadtelling inplant op maandag, zorg je er best voor dat alle bestellingen die je voor maandag ontving geregistreerd zijn in Apicbase.
Volg de stappen hieronder om een bestelling te ontvangen in Apicbase:
- Klik op "Verzonden orders" in de module "Inkoop".
- Selecteer het filiaal waarvoor je een order wilt ontvangen.
- Als je de bestelling wilt zien, klik je gewoon op de naam van de leverancier of het PO-nummer.
- Je kunt een export maken van deze bestelling in de volgende bestandstypen: CSV, Excel, PDF of een kopie/afdruk van de bestelling maken door op de knop 'Acties' te klikken.
- Je kan nu de volgende informatie invoeren:
- De Invoice Status
- Nog niet ontvangen
- Received
- Payable
- Payed
- Invoice #
- Factuurdocument
- De Invoice Status
💡Deze informatie wordt enkel gebruik voor jou. Als je bijvoorbeeld een bestelling registreert die enkele dagen geleden is geleverd, zal de voorraad niet terug in de tijd berekend worden. Zelfs als deze datum voor een telling is ingesteld, kan je de levering na deze telling nog steeds niet registreren als deze al eerder is ontvangen.
- De leveringsgegevens voor elk voorraadartikel:
- Status levering: selecteer of "All", "Part" of "None".
- Geleverde Qt.: vul hier de geleverde hoeveelheid in (automatisch ingevuld, pas aan indien nodig).
- Betaalde prijs: vul hier de betaalde prijs in van deze bestelling. Die kan afwijken van de verwachte prijs die is berekend aan de hand van de prijs voor het voorraadartikel in Apicbase.
- Opmerkingen (optioneel): je kan opmerkingen toevoegen per artikel, bijvoorbeeld als het voorraadartikel beschadigd werd geleverd of je kan een standaard opmerking kiezen uit het dropdown menu:
- Acceptatie (geaccepteerd)
- Verkeerd geleverd (geaccepteerd)
- Verkeerd besteld (geaccepteerd)
- Te veel geleverd (geaccepteerd)
- Te late levering (geaccepteerd)
- Prijskwestie (geaccepteerd)
- Prijs bijwerken?: Als deze checkbox is aangevinkt, wordt de prijs die je betaalde voor dit product geüpdatet in je Apicbase bibliotheek. Dit is een eenvoudige manier om de prijzen in Apicbase up-to-date te houden. Vink dit vakje uit als je de prijs van het product niet wilt updaten, bijvoorbeeld bij eenmalige aanbiedingen.
- Je kan ook extra voorraadartikelen toevoegen die wel geleverd zijn, maar die niet via Apicbase zijn besteld. Vul de volgende informatie over deze artikelen in.
- Naam van het voorraadartikel.
- Geleverde aantal.
- Betaalde prijs.
- Opmerkingen (optioneel)
- Prijs bijwerken?
- Druk op de knop "
".
Zodra je een nieuw item hebt opgeslagen, zie je het als volgt. Je kunt nog steeds de hoeveelheden enzovoort wijzigen.
- Subtotaal: totale kost van alle bestelde items.
- Totale factuurkorting.
- Inkomend leeggoed en Uitgaand leeggoed: het statiegeld op verpakkingen zoals kratten, fusten en lege flessen. Inkomend is het statiegeld dat je krijgt aangerekend en wordt bij het ordertotaal opgeteld. Uitgaand is het statiegeld dat je terugkrijgt en wordt ervan afgetrokken. Voeg je leeggoedverpakkingen toe aan de levering (zie "Leeggoedverpakkingen" hieronder), dan wordt elk bedrag daaruit berekend en vergrendeld. Anders vul je de bedragen zelf in. Beide moeten nul of hoger zijn, dus vul een tegoed in als een positief bedrag onder Uitgaand leeggoed.
- Stuurt je leverancier zijn leveringsbonnen naar Apicbase, dan wordt de eerste ontvangst van een bestelling ingevuld op basis van de eerste leveringsbon. Geleverd leeggoed komt in Inkomend leeggoed, teruggenomen leeggoed (zoals de kratten die Sligro ophaalt) in Uitgaand leeggoed. Je kunt beide bedragen aanpassen voordat je opslaat. Latere ontvangsten van dezelfde bestelling worden niet ingevuld. Het leeggoed op de leveringsbon wordt geen leeggoedverpakking op de levering: voeg het zelf toe in de sectie Leeggoed als je het in je voorraad wilt bijhouden.
- Uitgaand leeggoed.
- Opmerkingen kortingen, Leveringsopmerkingen en Opmerkingen Leeggoed.
❗Boven de knop "Levering opnemen" vind je een selectievakje met de tekst "Voorraad bijwerken". Als je dit vakje uitschakelt, worden de geleverde goederen niet toegevoegd aan de voorraad van de bestelling die je gaat accepteren.
Voorbeeld: je bent vergeten een levering te registreren. Je bent vergeten een levering te registreren en je hebt al geïnventariseerd. In dit geval is de levering al toegevoegd aan je voorraad, omdat je deze hebt geteld. Als je de levering toevoegt aan je voorraad door deze te registreren, wordt deze opnieuw aan je voorraad toegevoegd. In dit geval verwijder je het vinkje uit het vakje.
Wees voorzichtig met deze functie, want de software onthoudt je vorige keuze. Als je het vinkje eenmaal hebt weggehaald om een fout te corrigeren, controleer het dan opnieuw voor de volgende bestelling. Als je al een inventarisatie hebt uitgevoerd, kun je de optie voor het bijwerken van de voorraad uitvinken.
- Je kunt ook op "Concept opslaan" klikken als je deze bestelling op een later tijdstip opnieuw wilt ontvangen zonder dat de informatie die je al hebt ingevoerd verloren gaat. Je bestelling staat dan nog steeds op het tabblad "Bestellingen verzenden", waar je de ontvangst kunt voortzetten.
- Klik op "Levering opslaan". Sla een deel van de levering op, maar houd deze open voor toekomstige leveringen.
Leeggoedverpakkingen
Staat de module Leeggoed aan voor je bibliotheek, dan heeft een ontvangst een sectie Leeggoed onder de goederenregels. Daar registreer je kratten, fusten en andere leeggoedverpakkingen per artikel, met hun statiegeld. Vraag je Customer Success Manager om de module aan te zetten.
- Kies Leeggoedverpakking toevoegen en zoek het artikel. Je ziet alleen de pakketten van deze leverancier die als Retourneerbaar? zijn aangevinkt.
- Kies In voor volle verpakkingen die geleverd en aangerekend worden, of Uit voor leeggoed dat de leverancier terugneemt.
- Vul het Aantal in. De Statiegeldwaarde is de prijs van het artikel maal het aantal. Je kunt ze overschrijven.
- Laat Prijs bijwerken? aangevinkt om het statiegeld per verpakking als prijs van het artikel op te slaan, of vink het uit om de huidige prijs te houden.
- Sla de levering op zoals altijd.
Hier zie je een opgeslagen levering die met Bewerken is geopend. Daar staat Prijs bijwerken? op elke regel eerst uit, en een regel Uit toont het aantal als negatief getal.
Je kunt een artikel één keer als In en één keer als Uit opnemen. Voeg je het een derde keer toe, dan zie je "Deze leeggoedverpakking staat al in die richting vermeld.": pas dan het aantal van de bestaande regel aan. Heeft het artikel geen prijs, dan blijft de Statiegeldwaarde op 0 en wordt de regel zonder statiegeld opgeslagen. Vul het statiegeld dus zelf in, of geef het artikel eerst een prijs.
Dezelfde sectie staat op Ontvang externe bestelling zodra je een leverancier hebt gekozen, en wanneer je een opgeslagen levering bewerkt. Leeggoedverpakkingen kun je niet bestellen of als goederenregel toevoegen: ze komen alleen via deze sectie binnen. Op de geleverde bestelling toont het overzicht ze per artikel en richting, met Artikel nr., Prijs, Richting, Aantal en Statiegeldwaarde.
Een leeggoedverpakking beweegt de voorraad als ze inventariseerbaar is (Is inventariseerbaar? aangevinkt op het pakket, zoals standaard): In verhoogt de voorraad van dat artikel in de vestiging en Uit verlaagt ze. In de voorraadgeschiedenis van het artikel hebben deze bewegingen het type Leeggoed. Voor een pakket dat niet inventariseerbaar is, registreert de levering alleen het statiegeld, en tonen de voorraadperiode en Managementcijfers er 0 voor. Vink Is inventariseerbaar? aan op het pakket zodat de volgende leveringen de voorraad bewegen. Tel het leeggoed dat je al hebt vóór je eerste retour, zodat de voorraad niet onder nul zakt.
Je vindt het leeggoed terug op deze plaatsen:
- De voorraadperiode heeft een kaart Leeggoed met de waarde die het leeggoed in de periode heeft bewogen, opgesplitst in In en Uit, en een regel per bestelling met Statiegeld en Waarde.
- Managementcijfers toont Leeggoed In en Leeggoed uit in Voorraadbeweging en in het Winst- en verliesrapport.
- Het Excel-rapport Voorraad Over Periode heeft de kolommen Leeggoed In en Leeggoed uit, en de inkooprapporten hebben een tabblad Leeggoedregels met één rij per regel.
- Als je op "Levering opslaan en bestelling sluiten" hebt geklikt, staat je bestelling op het tabblad "Geleverd". Hier kun je nog steeds de factuurstatus opslaan, een korting op je bestelling nummeren, retourartikelen opslaan, enz.
Vergeten een evenement te registreren? Geen probleem! Je kunt evenementen uit het verleden registreren. Klik op "HIER" om het ondersteuningsartikel te bekijken.