Hoe kan ik bestellingen ontvangen in Apicbase?

Apicbase geeft je een duidelijk overzicht van je inventaris. Het is belangrijk om elke ontvangen bestelling te registreren, zodat de voorraad in Apicbase altijd accuraat is. In dit artikel leggen we uit hoe.

Als je een bestelling in Apicbase wilt ontvangen, raden we je aan om de bestelling ook via Apicbase aan te maken en te versturen. Leer alles over het aanmaken van orders in dit artikel. Als je een externe bestelling wilt ontvangen die niet in Apicbase aangemaakt en verzonden werd, lees dan dit artikel.

💡Het is erg belangrijk om elke ontvangen bestelling te registreren voordat je een voorraadtelling doet. Als je bv. een voorraadtelling inplant op maandag, zorg je er best voor dat alle bestellingen die je voor maandag ontving geregistreerd zijn in Apicbase.


Volg de stappen hieronder om een bestelling te ontvangen in Apicbase:

  • Klik op "Verzonden orders" in de module "Inkoop".
  • Selecteer het filiaal waarvoor je een order wilt ontvangen.

Apicbase RECEIVE ORDER 1

  • Je ziet de verzonden orders in het tabblad "Besteld".
  • Je kan een export van deze bestelling maken in de volgende bestandstypes: CSV, Excel, PDF of een kopie/afdruk maken.
  • Druk op de knop "Ontvangen" voor de bestelling die je wil ontvangen.

Apicbase Receive order 2

  • Je kan nu de volgende informatie invoeren:
    • De Invoice Status
      • Nog niet ontvangen
      • Received
      • Payable
      • Payed
    • Invoice #
    • Leveringsdatum en -tijd

💡Deze informatie wordt enkel gebruik voor jou. Als je bijvoorbeeld een bestelling registreert die enkele dagen geleden is geleverd, zal de voorraad niet terug in de tijd berekend worden. Zelfs als deze datum voor een telling is ingesteld, kan je de levering na deze telling nog steeds niet registreren als deze al eerder is ontvangen.


Apicbase receive order 3

  • De leveringsgegevens voor elk voorraadartikel:
    • Status levering: selecteer of "All", "Part" of "None".
    • Geleverde Qt.: vul hier de geleverde hoeveelheid in (automatisch ingevuld, pas aan indien nodig).
    • Betaalde prijs: vul hier de betaalde prijs in van deze bestelling. Die kan afwijken van de verwachte prijs die is berekend aan de hand van de prijs voor het voorraadartikel in Apicbase.
    • Opmerkingen (optioneel): je kan opmerkingen toevoegen per artikel, bijvoorbeeld als het voorraadartikel beschadigd werd geleverd of je kan een standaard opmerking kiezen uit het dropdown menu:
      • Acceptatie (geaccepteerd)
      • Verkeerd geleverd (geaccepteerd)
      • Verkeerd besteld (geaccepteerd)
      • Te veel geleverd (geaccepteerd)
      • Te late levering (geaccepteerd)
      • Prijskwestie (geaccepteerd)
    • Prijs bijwerken?: Als deze checkbox is aangevinkt, wordt de prijs die je betaalde voor dit product geüpdatet in je Apicbase bibliotheek. Dit is een eenvoudige manier om de prijzen in Apicbase up-to-date te houden. Vink dit vakje uit als je de prijs van het product niet wilt updaten, bijvoorbeeld bij eenmalige aanbiedingen.

Apicbase receive order 4-1

  • Je kan ook extra voorraadartikelen toevoegen die wel geleverd zijn, maar die niet via Apicbase zijn besteld. Vul de volgende informatie over deze artikelen in.
    • Naam van het voorraadartikel.
    • Geleverde aantal.
    • Betaalde prijs.
    • Opmerkingen (optioneel)
    • Prijs bijwerken?
    • Druk op de knop "Save Icon".

Apicbase order 5

 

Als je een nieuw voorwerp hebt opgeslagen, zie je het als volgt. Je kunt de hoeveelheden nog veranderen enzovoort. Je kunt het voorwerp ook verwijderen door op het prullenbak symbool te klikken.

Apicbase receive order 6-2

 

  • Subtotaal: totale kost van alle bestelde items.
  • Totale factuurkorting.
  • Inkomende leeggoed.
  • Uitgaand leeggoed.
  • Opmerkingen kortingen, Leveringsopmerkingen en Opmerkingen Leeggoed. 

Apicbase receive order 5-2

❗Boven de knop "Levering opslaan" is er een checkbox "Voorraad bijwerken?". Deze staat automatisch aangevinkt. In de meeste gevallen laat je deze checkbox aangevinkt, tenzij je de bestelling wil registeren zonder de voorraad te wijzigen.

Bv. Je vergat een bestelling te registeren en deed al een vorraadtelling. In dit geval werd de levering toegevoegd aan je voorraad, omdat deze is geteld. Als je de levering aan je voorraad zou toevoegen door de levering op te slaan, wordt deze aan de voorraad toegevoegd. In dit geval zet je het vinkje in de checkbox uit.

  • Klik op "Levering opslaan". Je openstaande bestelling wordt nu gearchiveerd onder het tabblad "Geleverd" (het 3e tabblad) en de artikelen worden aan de voorraad toegevoegd.
    • Je kan ook op "Bewaar concept" klikken als je de ontvangst van deze bestelling op een later tijdstip wilt hervatten zonder de reeds ingevoerde informatie te verliezen. De bestelling staat dan nog steeds in het tabblad "Verzonden Orders" waar je de ontvangst kan hervatten.
  • Indien je op "levering opslaan" klikte, kan je je bestelling nu vinden onder het derde tabblad "Geleverd". Hier kan je nog steeds een korting op de bestelling registreren, retourzendingen registreren, enz.

Apicbase receive order 10